MS Word का परिभाषा


MS Word, जिसका पूरा नाम ‘Microsoft Word‘ है तथा इसे ‘Word‘ के नाम से भी जानते है, एक Word Processor है. जो document को Open, Create, Edit, Formatting, Share एवं Print आदि करने का कार्य करता हैएम एस वर्ड को Microsoft द्वारा विकसित किया गया है जो Microsoft Office का एक भाग है. एम एस वर्ड अपने पहले संस्करण से अब तक अपने क्षेत्र पर राज कर रहा है. MS Word 2007 की विंडो कुछ इस प्रकार दिखाई देती है.

MS WORD का चित्र..!!



MS Word Home Tab में हमें टेक्स्ट फोर्मेटिंग से संबधित फीचर्स मिलते है। यह MS Word का सबसे पहला टैब है, Home टैब की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट को फॉर्मैट कर सकते हो और सुन्दर बना सकते है। इसमें हमें फॉन्ट, clipboard, पैराग्राफ जैसे कईं ऑप्शन देखने के लिए मिल जाते है, जो की हमें टेक्स्ट की formatting करने में मदद करते है।


Formatting क्या है?

MS Word की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट फोर्मेटिंग कर सकते है, फोर्मेटिंग से मतलब है किसी टेक्स्ट का फॉन्ट बदलना, कलर बदलना, उसका साइज़ बदलना यह सब टेक्स्ट फोर्मेटिंग में ही होता है, यानि की जो एडिटिंग हम करते है या इफेक्ट हम लगते है, उसे फोर्मेटिंग कहते है। MS Word में हमें फोर्मेटिंग करने के लिए बहुत सारे ऑप्शन मिल जाते है, MS Word Home Tab में हमें ढेर सारे ऑप्शन मिल जाते है, जिनकी मदद से हम अपने टेक्स्ट के फॉन्ट, कलर, साइज़ इत्यादि को बदल सकते है।

MS Word Home Tab Sections

Ms Word Home Tab के ribbon को 5 सेक्शन में बांटा जा सकता है -:

  • Clipboard
  • Font
  • Paragraph
  • Style
  • Editing

इन 5 सेक्शनस में हमें बहुत सारे ऑप्शनस देखने को मिलते है, तो चलिए उन सभी ऑप्शंस के बारे में जान लेता है ताकि आप को बाद में मस वर्ड प्रयोग करते समय उन्हें समझने में आसानी हो -:

**Clipboard

Ms Word Home Tab में सबसे पहले हमें Clipboard ऑप्शन देखने को मिलता है, इस ऑप्शन के अंदर cut, copy, paste जैसे ऑप्शन मिलते है, क्लिपबोर्ड एक तरह की टेम्पररी स्टोरेज होती है, जिसमें हम शब्दों को कॉपी या कट कर के रख सकते है और फिर बाद में उसे कहीं पर पेस्ट कर सकते है, इसमें हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है।

!!Copy

कॉपी से मतलब होता है कि को भी सलेक्टेड कंटेंट आपने कॉपी किया है, वह जहां से आप कॉपी कर रहे है, वहां भी रहेगा और क्लिपबोर्ड में भी आ जाएगा, जिसे आप कहीं भी पेस्ट कर सकते हो, इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए आप Ctrl + C शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है।

!!Cut

यदि आप cut ऑप्शन का इस्तेमाल करते है तो उसमे कंटेंट क्लिपबोर्ड में तो आ जाएगा, लेकिन जहां से आप कंटेंट कट कर रहे है, वहां नहीं रहेगा, इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए आप Ctrl + X शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है।

!!Paste

इसकी मदद से आप अपने क्लिपबोर्ड पर कॉपी या कट किए कंटेन्ट को कहीं भी डाल सकते है यानि की पेस्ट कर सकते है, इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए आप Ctrl + V शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है।

!!Formate Painter

इसी के साथ इसमें एक format painter नाम का ऑप्शन मिलता है, मान लीजिए यदि आपने किसी टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग की है यानी कि आपने उस पर कुछ एडिटिंग की है जैसे की फ़ॉन्ट वगैरह बदल दिए है और इसी के साथ आपने और भी इफैक्ट्स लगाए है और अब चाहते है कि किसी दूसरे टेक्स्ट पर भी इसी जैसे इफेक्ट लगाए जाएं तो बजाय सारे इफेक्ट दोबारा लगाने के, आपने जिस टेक्स्ट पर इफेक्ट लगाए है उस को सेलेक्ट कर के फॉर्मेट पेंटर का ऑप्शन प्रयोग करे और फिर जिस टेक्स्ट पर इफेक्ट लगाना चाहते है उस सेलेक्ट कर के फॉर्मेट पेंटर का प्रयोग कर सकते हैं उस टेक्स्ट पर भी सारे इफैक्ट्स लग जायेंगे।

**Font

क्लिपबोर्ड के बाद हमें MS Word Home Tab में font सेक्शन देखने को मिलता है, इस ऑप्शन में आपको फ़ॉन्ट से संबधित ऑप्शन मिलते है, फ़ॉन्ट मतलब कि आपका टेक्स्ट कैसा दिखेगा, आप कह सकते है कि उसका डिजाइन कैसा होगा, इसमें हमें 14 ऑप्शनस देखने को मिलते है।

!!Font Size

इसके बाद हमें इस सेक्शन में एक छोटा bar देखने को मिलता है, जिसमें कोई नंबर लिखा होगा, यह आपके डॉक्यूमेंट के फॉन्ट का साइज़ होता है, इस ऑप्शन की मदद से आप आपके डॉक्यूमेंट के फॉन्ट के साइज़ को बड़ा या छोटा कर सकते हो।

!!Increase Font Size

फॉन्ट साइज़ के साथ हमें एक बड़े साइज़ का A देखने को मिलता है, यह होता है Increase Font Size ऑप्शन इसकी मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट के फॉन्ट के साइज़ को बढ़ा सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + > ऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Descrease Font Size

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के फॉन्ट के साइज़ को घटा सकते हो, यह ऑप्शन आपको increase font size ऑप्शन के पास देखने को मिल जाता है, इस ऑप्शन को आप Ctrl + < शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते है।

!!Clear Formating

यदि आपने अपने किसी टेक्स्ट पर कुछ इफेक्ट लगा दिए है, जैसे की फॉन्ट चेंज करना या साइज़ को बड़ा छोटा करना और अब उसे पहले जैसा करना चाहते है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप ऐसा कर सकते है, यह ऑप्शन आपको “Aa” कुछ इस तरह से लिखा मिल जाएगा।

!!Bold

इस ऑप्शन की मदद से आपके टेक्स्ट को bold कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + B ऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Italic

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट को Italic कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + i ऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Underline

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट को underline कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + Uऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Strikethrough

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट को strikethrough कर सकते हो, जैसा की आप नीचे देख सकते है |

DHEERAJ

!!Subscript

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट में subscript डाल सकते हो, जैसे की हमनें नीचे दिखाया , इस ऑप्शन को आप Ctrl + = शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

DHEERAJking

!!Superscript

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट में superscript को डाल सकते हो, जैसे की हमनें नीचे दिखाया , इस ऑप्शन को आप Ctrl + Shift + + शॉर्टकट की मदद से प्रयोग कर सकते हो ।

DHEERAJking

!!Change Case

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट के लेटर्स के केस को बदल सकते हो, यानि की कैपिटल लेटर्स को small लेटर्स में कर सकते हो और small लेटर्स को कैपिटल में, इसी से संबधित ओर ऑप्शन भी हमें इसमें देखने को को मिल जाते है।

!!Text Highlight Color

जैसे हम किताबों में हाइलाइटर पेन का इस्तेमाल कर के किन्ही वर्डस को हाइलाइट करते है, उसी तरह हम इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में वर्डस को हाइलाइट कर सकते है।

!!Font Color

इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के कलर को बदल सकते है।

**Paragraph

इसमें आपको पैराग्राफ से संबधित ऑप्शन मिलते है, जैसे कि आप के पैराग्राफ कहां से शुरू होगा और कहां खत्म होगा, मतलब कि टेक्स्ट के दोनों साइड कितना मार्जिन होगा इत्यादि, इसमें हमें भी 14 ऑप्शन देखने को मिल जाते है।

!!Bullets

बुलेट्स का मतलब होता है कि जब हमारे पास काफी सारे पॉइंट्स होते है तो हम उन्हें सेलेक्ट कर के उनके सामने डॉट्स लगा सकते है, जैसे कि हमने ऊपर ms word home tab के description देते हुए किया हुआ है।

!!Numbering

यह bullets जैसा ही है, लेकिन इसमें डॉट कि जगह नंबर्स आते है।

!!Multilevel List

यदि आपने अपने डॉक्यूमेंट में बहुत सारी हेडिंगस बनाई है तो उस समय आप इन सब का इस्तेमाल कर सकते हो।

!!Align text Left

इस ऑप्शन की मदद से आप टेक्स्ट को left की तरफ कर सकते हो, शुरू में आपको यह ऑप्शन सेलेक्टेड ही मिलता है, इस ऑप्शन को आप Ctrl + L शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Align text Rights

इस ऑप्शन की मदद से आप टेक्स्ट को राइट की तरफ कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप शॉर्टकट को Ctrl + R शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Justify

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट को एक clean लुक दे सकते हो, यह ऑप्शन वर्डस के बीच में स्पेस को डाल के हर लाइन का मार्जिन एक जैसा कर देता है, इसे आप Ctrl + J शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Descrease Indent

इस ऑप्शन की मदद से आप ने जो टेक्स्ट लिखा है, आप उसके मार्जिन को कम कर सकते हो, यदि हम आपको सीधा बताए तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करने से जो टेक्स्ट है, वह लेफ्ट की तरफ आना शुरू हो जाएगा।

!!Increase Indent

इस ऑप्शन की मदद से आप ने जो टेक्स्ट लिखा है, आप उसके मार्जिन को बढ़ा सकते हो, यदि हम आपको सीधा बताए तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करने से जो टेक्स्ट है, वह राइट की तरफ जाना शुरू हो जाएगा।

!!Line Spacing

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्युमेंट्स की लाइंस के बीच के स्पेस को adjust कर सकते हो।

!!Sort

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को alphabet के हिसाब से adjust कर सकते हो।

!!Shading

इस ऑप्शन की मदद से आप किसी भी पैराग्राफ के बैकग्राउंड कलर को बदल सकते हो।

!!border

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट के आस पास बोर्डर बना सकते हो।

**Style

Styles में आपको अलग अलग स्टाइलस देखने को मिलते है, जिसे की हैडिंग, हैडिंग 2, हैडिंग 3, नो स्पेसिंग इत्यादि स्टाइलस आपको देखने को मिलते है, इनसे आप अपने डॉक्युमेंट्स में यह डिसाइड करते है कि कोनसी लाइन हैडिंग होगी और वह कोनसी हैडिंग होगी,

और कोनसे टेक्स्ट को आपको पैराग्राफ की फॉर्म में लिखना है, इस आपको अच्छे से समझाने को यदि हम कोशिश करे तो जो आप पैराग्राफ पढ़ रहे है, इसपर नॉर्मल स्टाइल लगा हुआ है

और जो आपने ऊपर इस आर्टिकल की हैडिंग पढ़ी है वह थी हैडिंग 1, उसी के साथ जो आपने ऊपर होम टैब की हैडिंग पढ़ी थी और नीचे जो निष्कर्ष की हैडिंग है, वह है हैडिंग 2

और होम टैब के नीचे ओर पॉइंट्स है जैसे कि क्लिपबोर्ड, स्टाइलस, पैराग्राफ इत्यादि इन पर हैडिंग 3 का प्रयोग हुआ है, इसके अलावा हमें ओर भी स्टाइलस देखने को मिलते है, जिसे हम अपनी जरूरत अनुसार प्रयोग कर सकते है,

इन स्टाइलस का प्रयोग करने से हमारा आर्टिकल यूजर को पढ़ने के लिए आसान हो जाता है या फिर आप जो डॉक्युमेंट लिख रहे है तो उसे समझना आसान हो जाता है, क्यूंकि हर प्वाइंट अच्छे से अरेंज हो जाता है।

**Editing

यदि आप अपने डॉक्यूमेंट में किसी वर्ड को ढूँढना चाहते है या रिप्लेस करना चाहते है, तो इस सेक्शन के ऑप्शन की मदद से आप ऐसा कर सकते हो, इसमें हमें 3 ऑप्शन देखने को मिलते है।

>

!!Find

यदि आप अपने डॉक्यूमेंट में किसी वर्ड को फाइन्ड करना चाहते है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप ऐसा कर सकते हो, इसे आप Ctrl + F शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।

!!Replace

इस ऑप्शन की मदद से आप किसी भी सेलेक्टेड वर्ड को या फिर फाइन्ड किए हुए वर्ड को किसी दूसरे वर्ड के साथ रिप्लेस कर सकते हो।

!!Select

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट या फिर ऑब्जेक्ट्स को सिलेक्ट कर सकते हो।


MS Word Insert Tab

Insert tab को एक्सेस करने के लिए आप या तो MS Word खोल के सीधा ही इन्सर्ट पर क्लिक कर सकते है या फिर आप MS Word को खोल के alt + N शॉर्टकट का प्रयोग कर सकते हो, इससे आप इन्सर्ट टैब को एक्सेस कर पाओगे। Insert tab जैसा इसका नाम है वैसा ही इसका काम काम है यानी कि डॉक्युमेंट में चीज़े insert करना, यदि आप अपने डॉक्युमेंट ने कोई फोटो या आर्ट एड करना चाहते है तो वह आप इसकी मदद से कर सकते है, इसके अलावा इसमें ओर भी कई ऑप्शन्स है, चलिए अब उन्हें विस्तार से जानते है।

MS Word Insert Tab Sections

हम इंसर्ट टैब को 7 sections में बांट सकते है जो कि कुछ इस प्रकार है -:

  • Pages
  • Table
  • Illustrations
  • Link
  • Header & Footer
  • Text
  • Symbol

तो अब जान लेते है की इन सेक्शनस मे हमे क्या क्या ऑप्शन देखने को मिलते है और उनका क्या उपयोग होता है।

**Pages

Insert tab में हमें सबसे पहले Pages सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन के ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में कवर पेज, blank पेज, पेज ब्रेक इत्यादि add कर सकते है, इसमें हमे 3 ऑप्शन देखने को मिलते है -:

!!Cover Pages

आप जैसे ही इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आपको बहुत सारे कवर पेजस के टेम्पलेट मिल जाएंगे, जिन्हे आप अपने डाक्यमेन्ट मे प्रयोग कर सकते है, कवर पेज से आप यह समझ सकते है की पहला पेज, जिसमे आप अपने डाक्यमेन्ट की हेडिंग और इस से संबधित कोई जानकारी लिख सकते है।

!!Blank Pages

जैसे ही आप इस ऑप्शन को क्लिक करेंगे तो आप ने अपने डाक्यमेन्ट मे जहां कहीं भी पॉइन्टर होगा, उस जगह पर एक blank पेज यानि की खाली पेज आ जाएगा। पॉइन्टर से हमारा मतलब है उस छोटी सि काली लाइन से जो आपको किसी भी राइटिंग सॉफ्टवेयर मे मिल जाती है, जिस से आप को यह पता चलता है की जो आप टाइप कर रहे है वह कहाँ टाइप होगा।

!!Page Break

पेज ब्रेक इस ऑप्शन पर जैसे ही आप क्लिक करेंगे तो जो आपका पॉइन्टर डाक्यमेन्ट मे होगा, वो जिस भी पेज पर होगा वह उस से अगले पेज पर चल जाएगा, आप शायद कन्फ्यूज़ हो गए होंगे, blank page ऑप्शन से उस जगह पर एक नया पूरा खाली पेज आ जाएगा, वहीं पेज ब्रेक से जिस पेज पर भी आप है आप उस से अगले पेज पर चले जाएंगे।

**Table

यदि आप अपने डाक्यमेन्ट मे टेबल add करना चाहते है तो तब आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इस सेक्शन मे हमे 1 ही ऑप्शन देखने को मिलता है -:

!!Table

जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपको छोटे छोटे boxesदिखाई देंगे, जिस पर आप अपने माउस की मदद से drag कर के डाक्यमेन्ट मे टेबल बना सकते हो।

इसके अलावा इस ऑप्शन पर क्लिक करने से टेबल add करने के लिए 2 ऑप्शन ओर देखने को मिल जाते है, जैसे की insert टेबल जिस पर क्लिक करके आप सीधा ही details डाल सकते है की आपको कितनी rows और कितनी columns का टेबल चाहिए,

इसके अलावा एक draw टेबल का ऑप्शन मिलता है, जिसमे आप सीधा ही अपने टेबल को ड्रॉ कर सकते है, इसके अलावा आपको 1-2 ऑप्शनस और मिल जाते है, जिसकी मदद से आप Excel spreadsheet को भी add कर सकते है और आपको इसमे पहले से ही कुछ tables के टेम्पलेट मिल जाते है जो की quick table नाम के ऑप्शन मे होते है।

**Illustrations

इस सेक्शन के ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में पिक्चर, क्लिप आर्ट, shapes, चार्ट्स इत्यादि add कर सकते हो, Illustrations सेक्शन के अंदर आपको 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

!!Picture

यदि आप अपने कंप्युटर या लैपटॉप से कोई इमेज अपने डाक्यमेन्ट मे add करना चाहते है तो इस ऑप्शन की मदद से आप कर सकते है, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो यह आपको आपके कंप्युटर की files दिखा देगा और आप वहाँ से कोई भी इमेज add कर सकते हो।

!!Clip Art

इस ऑप्शन की मदद से आप कोई ऐसे इमेज या क्लिप आर्ट अपने डाक्यमेन्ट मे add कर सकते हो जो आपके कंप्युटर मे है ही नहीं, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो राइट साइड मे एक बॉक्स आ जायगा जहां पर आपको सर्च का ऑप्शन मिल जाएगा, जहां पर आप अपनी जरूरत के हिसाब से सर्च कर सकते हो, यदि आप का कंप्युटर इंटरनेट से connectedहै तो आप को जायदा रिजल्ट्स देखने को मिलेंगे।

!!Shapes

इस ऑप्शन पर क्लिक करने से आपको ढेर सारी shapes देखने को मिल जाएंगी, जिन्हे आप अपनी जरूरत के हिसाब से डाक्यमेन्ट मे add कर सकते है, सबसे पहले आपको एक shape चुननी है फिर उसके बाद आप जहां भी उस shape को बनाना चाहते है, वहाँ अपने माउस पर लेफ्ट क्लिक कर के बना सकते है।

!!Smart Art

इस ऑप्शन मे आपको अलग अलग तरह के ग्राफिक्स देखने को मिल जाते है, जिसमे आप अपना टेक्स्ट भी add कर सकते है, यह आप अपने डाक्यमेन्ट मे किसी चीज को अच्छे से समझाने के लिए प्रयोग कर सकते है।

!!Chart

चार्टस के बारे मे तो आप जानते है, इस ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद आपको ढेर सारे चार्ट देखने को मिल जाते है, जिनकी मदद से आप किसी तरह के data को यदि समझाना चाहते हो तो आप समझा सकते हो।

**Links

इस ऑप्शन की मदद से हम किसी इंटरनेट के पेज को अपने डॉक्यूमेंट के साथ लिंक कर सकते है, इसके आलावा भी इसमें हमें ओर भी ऑप्शन देखने को मिल जाते है, इस सेक्शन मे हमे 3 ऑप्शनस को देखने को मिलते है -:

!!Hyperlinks

यदि आप अपने डाक्यमेन्ट मे किसी और डाक्यमेन्ट को लिंक करना चाहते हो या फिर किसी इमेज को या फिर कोई email address या फिर आप इंटरनेट से किसी पेज या वेबसाईट का लिंक अपने डाक्यमेन्ट मे add करना चाहते हो तो इस ऑप्शन से आप ऐसा कर सकते हो।

!!Bookmark

जैसे हम कोई बुक पढ़ते है और हम उसे बीच मे छोड़ते है तो हम उस पेज पर एक बुकमार्क लगा लेते है ताकि बाद मे उसे वहीं से पढ़ सके, तो यह ऑप्शन भी कुछ ऐसा ही काम करता है, इस ऑप्शन से आप अपने डाक्यमेन्ट मे कई बुकमार्क लगा सकते हो और जब चाहो उन बुकमार्क्स का इस्तेमाल कर सकते हो।

>

!!Cross-Reference

यदि आप डाक्यमेन्ट के पार्ट्स को आपस मे लिंक करना चाहते हो जैसे की आप कोई चार्ट या फिर कोई ग्राफिकस जो की आपके डाक्यमेन्ट मे अलग जगह पर है उसे लिंक करना चाहते है तो तब आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है।

>

**Header & Footer

इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में हेडर और फूटर इत्यादि add कर सकते है, इसमे आपको 3 ऑप्शन देखने को मिलेंगे -:

!!Header

हेडर वह होता है जो की डाक्यमेन्ट के ऊपर होता है, जिसमे डाक्यमेन्ट की थोड़ी बहुत डीटेल होती है, जैसे की बुक्स मे लिखा होता है, चैप्टर 1 इत्यादि, यह आप हेडर ऑप्शन से कर सकते हो।

!!Footer

शायद आप समझ ही गए होंगे फूटर मतलब जो डाक्यमेन्ट के नीचे आता है, जैसे की कुछ बुक्स मे हर पेज के नीचे यानि उसके फूटर मे राइटर या फिर publisher का नाम लिखा होता है तो कुछ वैसा ही आप अपने डाक्यमेन्ट मे कर सकते है।

!!Page Number

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डाक्यमेन्ट के पेजस को नंबर दे सकते हो की यह पहला पेज है और यह दूसरा पेज, इसी के साथ यह डिसाइड कर सकते हो की numbering पेज के ऊपर होनी चाहिए या फिर नीचे और इसके अलावा ओर कई एडवांस्ड फीचर आपको देखने को मिल जाते है।

**Text

जैसा इसका नाम है इसमें हमें टेक्स्ट से संबधित ऑप्शन देखने को मिल जाते है, इसमें हम एक टेक्स्ट बॉक्स बना सकते है, जिसे हम एक ऑब्जेक्ट के तरह प्रयोग कर सकते है , इसके आलावा हमें इसमें ओर भी ऑप्शन देखने के लिए मिल जाते है, इसमे हमे 7 ऑप्शन देखने को मिल जाते है-:

!!Text Box

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डाक्यमेन्ट के बीच मे एक बॉक्स add कर सकते हो, जिसमे आप कोई भी टेक्स्ट लिख सकते हो, आपको इसमे बॉक्स को एडिट करने के लिए भी बहुत सारे ऑप्शन देखने को मिल जाते है।

!!Quick Parts

बहुत बार ऐसा होता है की आप कोई डाक्यमेन्ट बना रहे है तो उसमे कुछ टेक्स्ट या content ऐसा होता है जो की आपको बार बार प्रयोग करना होता है, तो बजाय उसको बार बार टाइप करने के आप उसको इसमे add कर सकते है और उसको आराम से प्रयोग कर सकते है।

!!Word Art

जैसा की इसके नाम से भी अंदाजा लग ही रहा होगा, यदि आप अपने डाक्यमेन्ट के बीच मे कोई attractive और जो अलग दिखे कुछ ऐसा किसी टेक्स्ट को बनाना चाहते है तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इसमे आपको टेक्स्ट के लिए बहुत सारे effects देखने को मिल जाते है।

!!Drop Cap

इसका प्रयोग डाक्यमेन्ट को अच्छा दिखाने के लिए किया जाता है, इसके प्रयोग से आप लाइन के पहले अक्षर को बड़ा कर सकते हो, जिसका साइज़ लगभग 2 या 3 lines का होता है और जो देखने मे काफी अच्छा लगता है।

!!Signature Line

इसका प्रयोग डाक्यमेन्ट मे signature को ऐड करने के लिए किया जाता है, इसकी मदद से आप डाक्यमेन्ट मे एक signature बॉक्स बना सकते हो, जिसमे आप उस व्यक्ति का नाम ओर थोड़ी बहुत डिटेल्स लिख सकते हो।

!!Date and Time

इसका प्रयोग डाक्यमेन्ट मे डेट और टाइम को add करने के लिए किया जाता है, इसमे आपको इसी से संबधित काफी ऑप्शनस भी मिल जाते है।

!!Object

इसकी मदद से आप किसी दूसरे प्रोग्राम मे बने object को अपने Ms Word डाक्यमेन्ट मे add कर सकते हो।

**Symbol

कुछ चीज़े ऐसी होती है, जिसे हम अपने डॉक्यूमेंट में add करना चाहते है, लेकिन वह कीबोर्ड से टाइप नहीं हो सकती, ऐसे में आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इसमे हमे 2 ऑप्शन देखने को मिल जाते है -:

!!Equation

हमारे पास बहुत सारी mathematics equation होती है जिन्हे टाइप करना संभव नहीं होता, तो आप इस ऑप्शन से डाक्यमेन्ट मे equation add कर सकते हो और इसके अंदर आपको हर एक equation के लिए इतने सारे ऑप्शन मिलते है की आप आराम से अपनी equation लिख सकते हो।

!!Symbol

इस ऑप्शन मे आपको अलग अलग सिंबल्स मिल जाते है, जिन्हे आप अपनी जरूरत के हिसाब से अपने डाक्यमेन्ट मे add कर सकते हो।


menu bar में Draw लिखा होगा उस पर क्लिक करे | इतना करते ही msword में Draw menu open हो जायेगा msword का Draw menu कुल 04 भागो में बटा हुआ होता है |


MS Word Draw Section Tab Sections

हम Draw tab को 4 sections में बांट सकते है जो कि कुछ इस प्रकार है -:

  • Tools
  • Pen
  • Convert
  • Insert

तो अब जान लेते है की इन सेक्शनस मे हमे क्या क्या ऑप्शन देखने को मिलते है और उनका क्या उपयोग होता है।

**Tools

इस भाग में केवल आपको एक ही ऑप्शन मिलता है जो की मिटाने का कार्य करता है | इसका उपयोग तो कोई भी केवल इसके नाम से जान सकता है एवं यह एक बहुत ही आसन और मजेदार कमांड है |

  • Erase :-

    Eraser - यही एक कमांड Tools के अन्दर आता है , जैसा की आप इसके नाम से जान रहे होंगे की यह सिर्फ erase यानी की मिटाने का कार्य करता है |

1. आप draw menu से कुछ भी पेज पर बनाकर आप eraser पर क्लिक करें |
2. अब आप कोई भी drawing पर cursor से क्लिक करेंगे तो आपका वह drawing डिलीट यानी की मिट जाएगा |

**Pens

इस भाग में आपको 8 कमांड मिलते हैं जो की word के पेज पर drawing बनाने का कार्य करते हैं , इन्ही बनायीं गयी drawing को आप ऊपर बताये गए eraser कमांड के द्वारा मिटा सकते हैं |

  • पहले सात कमांड :-

    Pens वाले भाग के पहले सात कमांड आपको pen या highlighter हैं जिससे आप पेज पर स्केच खिंच सकते हैं |


1. सबसे पहले आप कोई भी पेन या हाइलाइटर पर क्लिक करें |
2. इसमें आप देखेंगे की एक arrow का निशान बनाया हुआ होगा , उस पर क्लिक कर आप उस पेन या हाइलाइटर के मोटाई और रंग को बदल सकते हैं |
3. अब आप पेज पर cursor से खिचेंगे तो वह स्केच आपके पेज पर बनता जाएगा |


  • Add Pen:-

    यही वह आठवा कमांड है , इसके द्वारा आप Pens के भाग में pen या highlighter या pencil को जोड़ सकते हैं |
    इस पर क्लिक करते ही तीन ऑप्शन आ जायेंगे , आपको जो जोड़ना है उस पर क्लिक करें |

**Convert

इस भाग में आपको दो ऑप्शन मिलते हैं जो की ink से संबंधित होते हैं , इनके द्वारा आपको word में बहुत ज्यादा मदद मिलती है आइये जानते हैं कैसे ----

  • Ink to Shape:-

    यह पहला कमांड है , इसके द्वारा आप word में कोई भी बिगड़े शेप को आटोमेटिक सही कर देता है , जिससे आपको drawing बनाने में काफी सहूलियत मिलती है |


1. सबसे पहले आप कोई भी पेन चुन ले यानी की सेलेक्ट कर ले |
2. अब ink to shape पर क्लिक करें , इससे यह सेलेक्ट हो जायेगा |
3. अब आप पेज पर थोडा बिगड़ा रूप से वृत्त बनाये , तो आप देखिएगा की यह उसे आटोमेटिक उसी आकार में सही ढंग से कर देगा |

  • Ink to Match:-

    यह दुसरा कमांड है , इसके द्वारा आप word में अपने मन मुताबिक कोई भी मैथ फार्मूला जोड़ सकते हैं |


1. सबसे पहले आप ink to math पर क्लिक करे |
2. क्लिक करते ही एक box खुल जाएगा , उसमें आप अपने cursor से कोई भी फार्मूला लिखे |
3. इसके बाद insert पर क्लिक करे |

इतना करते ही वो फार्मूला पेज पर आ जायेगा |

**Insert

इस भाग में आपको केवल एक ऑप्शन मिलता है जिसके द्वारा आप word के पेज पर कुछ डिज़ाइनर तरीके से drawing कर सकते हैं |

  • Drawing Canvas :-

    इसके द्वारा आप कुछ सेलेक्ट area में ही drawing बना सकते हैं |


1. सबसे पहले आप drawing canvas पर क्लिक करें |
2. इतना करते ही पेज पर एक सेलेक्ट area आ जाता है |
3. अब आप कोई भी पेन चुनकर आप drawing को खीचते हुए बनाये यानी की आपका drawing उस area के अन्दर और बाहर दोनों होना चाहिए |

अब आप देखेंगे की आपका सिर्फ वही drawing पेज पर दिखेगा , जो उस area के अन्दर था | इस तरह आप इसका इस्तेमाल एक अच्छा drawing बनाने में कर सकते हैं |


  • menu bar में Design लिखा होगा उस पर क्लिक करे |

  • इतना करते ही msword में Design menu open हो जायेगा

  • msword का Design menu कुल 02 भागो में बटा हुआ होता है |


1-

Document Formatting


2-

Page Background


**Document Formatting

इस भाग में कुल आपको 6 ऑप्शन मिलता है | इन सभी के द्वारा आप पेज पर text और पेज के style को बदलने का कार्य किया जाता है |


इस कमांड में कुछ भी एडिटिंग आपको ऐसे नहीं दिखेगा , इसके लिए आप सबसे पहले कोई text document open कर ले और उसमें से कुछ text को सेलेक्ट कर आप home menu के styles कमांड से कोई भी बनावट को चुन ले |

  • Themes

    इसके द्वारा आप text को अलग design और अलग रंग में ढाल सकते हैं | इसमें दिए गए ऑप्शन को जैसे ही आप सेलेक्ट करेंगे तो आप देखेंगे की text का style बदलने लगेगा
  • <
  • Colors

    इसके द्वारा आप text के रंग को बदल सकते हैं | साथ ही इसके साथ रंग और आकार भी बदलता है |

  • Font

    इसके द्वारा आप text के style को बदल सकते हैं | इसमें Customize fonts भी ऑप्शन है जिसके द्वारा आप अलग से और भी fonts के style को चुन सकते हैं |

  • Paragraph spacing

    इसके द्वारा आप दो sentence के बीच के स्पेस को कम या ज्यादा कर सकते हैं , ऑप्शन में से चुनकर जितना आपको बीच में स्पेस रखना है |

  • Font

    इसके द्वारा आप text के style को बदल सकते हैं | इसमें customize paragraph spacing का भी ऑप्शन आपको मिलेगा , जिससे आप बीच के स्पेस को और अपने अनुसार एडिट कर सकते हैं |
  • इसमें Customize fonts भी ऑप्शन है जिसके द्वारा आप अलग से और भी fonts के style को चुन सकते हैं |

  • Effects

    इसमें उपस्थित design को आप चुनकर अपने font में apply कर सकते हैं |


  • Set as Default

    इस पर क्लिक कर आप text में apply सारे चीज को हटाकर पहले जैसा normal कर सकते हैं |

**Page Background

इस भाग में कुल आपको 3 ऑप्शन मिलता है | इसमें उपस्थित सभी tool का उपयोग कर पेज को सुन्दर बनाने का काम किया जाता है |


  • Watermark

    इस कमांड का उपयोग कर पेज में वॉटरमार्क लगाने का कार्य किया जाता है | वॉटरमार्क जब आपके पेज पर लगता है तो वह आपके पेज पर धुंधला रहता है और उसके ऊपर आपको text लिखा रहता है | वॉटरमार्क का ऐसा नमूना आपको अपने जिंदगी में कई बार देखने को मिलता होगा | इस कमांड का प्रयोग कैसे किया जाता है , आइये जानते हैं ----------

  • 1-

    जैसे ही आप watermark पर क्लिक करते हैं तो आपको शुरू में ही अलग-अलग design के watermark मिलते हैं जिस पर क्लिक करते ही आपके पेज पर वो apply हो जाता है |

Custom Watermark with picture


1-

जैसे ही आप watermark पर क्लिक करते हैं तो आपको इसके ऑप्शन में custom watermark का ऑप्शन मिलेगा जिस पर क्लिक करें |

2-

अब picture watermark पर क्लिक करें |

3-

अब select picture पर आप क्लिक कर अपने storage से , या अपने internet से , या अपने drive से फोटो को चुने |

4-

इसके बाद scale में 100% को चुने क्युकी यह साइज़ फिट होता है | इसके अलावा भी और कोई चुन सकते हैं |

5-

अब washout के box को अनटिक कर दे , क्युकी अगर टिक लगा रहेगा तो आपका फोटो वॉटरमार्क के रूप में पेज पर बहुत ज्यादा धुंधला दिखाई देता है |

6-

अब नीचे दिए गए apply बटन पर क्लिक करे |
इतना करते ही वो picture आपके पेज पर apply हो जाएगा |

Custom Watermark with text


1-

जैसे ही आप watermark पर क्लिक करते हैं तो आपको इसके ऑप्शन में custom watermark का ऑप्शन मिलेगा जिस पर क्लिक करें |

2-

अब text watermark पर क्लिक करें |

अब यहाँ आपको कुछ सेटिंग में करनी है जिसे नीचे पढ़े

Language

इसमें आप कुछ छेड़-छाड़ न करे |

Text

इसमें आप अपना नाम या कुछ भी लिख सकते हैं , जो आपको पेज पर लगाना है |

Font

इसमें से आप कोई भी ऑप्शन चुन कर अपने text के style को बदल सकते हैं |

Size

इसके साइज़ को आप auto ही रहने दे क्युकी यह साइज़ आपके text को adjust कर देता है |

Color

इसमें आप अपने अनुसार रंग को चुने , जैसा आप पेज पर दर्शाना चाहते हैं |

Semitransparent

इसके वाले box को आप टिक लगा भी सकते हैं या नहीं भी , ये आप एक दो बार क्लिक कर खुद से देख सकते हैं |

Layout

इसमें अगर आप diagonal चुनते हैं तो text पेज पर तिरछा आएगा , और horizontal चुनते है तो text पेज पर सीधा आएगा |

3-

इसके बाद apply पर क्लिक करे |

इस तरह वो text आपके पेज पर apply हो जाएगा |

  • Page Color

    इस पर क्लिक कर आप कोई भी रंग को चुने , वैसा ही आपके पेज का रंग हो जाएगा |
    1. इसके अलावा आप Fill Effects पर क्लिक कर Gradient , Texture , Pattern , Picture इत्यादि के द्वारा भी आप अपने पेज को और अधिक रंगीन सुन्दर बना सकते हैं
  • Page Border

    इसमें जाकर आप कोई भी design को चुनकर आप अपने पेज के बॉर्डर पर लगा सकते हैं |
    इस तरह msword का design menu का पूरा tutorial ख़त्म हो गया |


MS Word Page Layout Tab

MS Word के Page Layout Tab से आप अपने डॉक्युमेंट्स को दिखने में आकर्षित और सुंदर बना सकते है, MS Word के Page Layout Tab से आप अपने डॉक्युमेंट्स के pages के मार्जिन को set कर सकते हो, इस टैब की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में कोई थीम लगा सकते हो, इसी के साथ आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज को सेटअप कर सकते हो, उसके साइज़ को बदल सकते और उसके कलर को भी बदल सकते हो।

MS Word Page Layout Tab Sections

Ms word page layout में हमें 5 sections देखने को मिलते है -:

  • Theme
  • Page Setup
  • Page Background
  • Paragraph
  • Arrange

आइए अब इन sectionsके ऑप्शन्स को विस्तार से जान लेते है।

**Themes

इसमें हमें 4 ऑप्शन्स देखने को मिलते है -:

!!Themse

इस ऑप्शन मे आपको बहुत सारी थीम्स देखने को मिल जाती है, जिन्हे आप अपने डाक्यमेन्ट मे इस्तेमाल कर सकते है, यदि आपने एक साधारण सा डाक्यमेन्ट बनाया है, तो शायद आपको इस ऑप्शन का फर्क न समझ आए, लेकिन यदि आपने बहुत सारी हेडिंगस का प्रयोग किया है तो आप इस ऑप्शन का प्रयोग समझ पाओगे।

!!Color

यह थीम्स के साथ ही प्रयोग किया जाता है, यदि आपने किसी थीम को अप्लाइ किया है और आपको उस थीम के सिर्फ colorsपसंद नहीं आ रहे है तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इसमे आपको बहुत सारे colors के डिफ़ॉल्ट ऑप्शनस मिल जाएंगे।

!!Fonts

यदि आपको किसी थीम का फॉन्ट पसंद नहीं आ रहा तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर के उस थीम के सिर्फ फॉन्ट को चेंज कर सकते हो, इसके अंदर भी आपको बहुत सारे फ़ॉन्ट्स मिल जाएंगे और आप उसमें से अपने मनपसंद फॉन्ट को इस्तेमाल कर सकते हो।

!!Effects

इसमें आपको थीम से ही संबधित बहुत सारे effects देखने को मिल जाएंगे जिन्हे आप अपने हिसाब से इस्तेमाल कर सकते हो।

**Page Setup

इसमें हमें 7 ऑप्शन्स देखने को मिलते है -:

!!Margins

इस ऑप्शन की मदद से आप पेज के मार्जिन को डिसाइड कर सकते हो की वह कितना होना चाहिए, मार्जिन का मतलब उस स्पेस से जो की पेज के दोनों साइड होता है मतलब की जब आप MS वर्ड मे लिखेंगे तो आपका लिखा शब्द बिल्कुल पेज के एक साइड से नहीं आएगा, बल्कि उस से पहले थोड़ी सी जगह होगी, इसी तरह जब वह लाइन खत्म होगी तो भी वह बिल्कुल पेज के दूसरी साइड खत्म नहीं होगी, वहाँ भी थोड़ी सी जगह होगी, इसे ही मार्जिन कहते है, यदि अभी भी आपको समझ नहीं आया तो आप इस ऑप्शन के एक बार इस्तेमाल करे आप इसे समझ जाएंगे।

!!Orientation

Orientation से आप यह तय कर सकते है की आपका पेज Portrait मे होगा या फिर Landscape मे, Portrait मे पेज की लंबाई जायदा होती है और चोड़ाई कम, वहीं landscape मे इससे उल्टा होता है यानि की चोड़ाई जायदा और लंबाई कम।

!!Size

इसके अंदर आपको पेज के पहले से ही डिफ़ॉल्ट साइज़ मिल जाएंगे, जिनका इस्तेमाल आपको तब जरूर करना चाहिए, जब आप अपने डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट करना चाहते हो, तब आप जिस पेज पर अपना डॉक्यूमेंट प्रिन्ट करना चाहते हो, उसी हिसाब से आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज को साइज़ को adjust करें, इस से आपका पेज अच्छे से प्रिन्ट होगा, वैसे अधिकतर हम इन डॉक्युमेंट्स को A4 पेज पर प्रिन्ट करते है।

!!Columns

Columns का मतलब तो आप जानते ही होंगे, इस ऑप्शन की मदद से आप अपने लिखे हुए content को लाइनस मे कर सकते हो, यानि की एक ही पेज के content को एक ही पेज पर दिखाया जाएगा लेकिन लाइनस मे, मतलब कुछ content एक लाइन मे और बाकी दूसरी लाइन मे या फिर जितनी लाइनस वाला ऑप्शन आपने क्लिक किया है।

!!Breaks

इस ऑप्शन से आप यह तय कर सकते हो की आपका पेज कहाँ खत्म होगा और दूसरा पेज कहाँ से शुरू होगा, इसी तरह से आप एक ही पेज पर सेक्शन ब्रेक भी लगा सकते है और ऐसे ही ओर ऑप्शन भी आपको इसमे देखने को मिलते है।

!!Line Numbers

इस ऑप्शन की मदद से आप उस हर एक लाइन को जो भी आपने डॉक्यूमेंट मे लिखी है, उसे नंबर दे सकती है, यानि की जितनी भी लाइनस आपने लिखी हुई है, उनके सामने गिनती लिखी आ जाएगी, इस से संबधित आपको कुछ ऑप्शन ओर भी देखने को मिल जाते है।

**Page Background

!!Hyphenation

इस ऑप्शन का आप इस तरीके से समझ पाओगे, जब हम किसी पेपर पर इंग्लिश मे कुछ लिख रहे होते है और कोई लंबा सा शब्द आ जाता है और वह उस पेज पर उस लाइन मे नहीं आ पाता, तो हम जीतने अक्षर उस शब्द के उस लाइन मे लिख पाते है, वह तो लिख देते है और बाकी बचे अक्षरों को एक dash (-) लगा के उस से नीचे वाली लाइन मे लिख देते है, जो वह dash (-) होता है, उसे कहते है Hyphenation और इस ऑप्शन का भी इसी तरह का काम होता है, यह ऑप्शन भी यदि कोई शब्द लाइन मे पूरा न आ रहा हो तो उसमे एक Hyphen लगा कर उसे अगली लाइन मे लिख देता है।

इसमें हमें 3 ऑप्शन्स देखने को मिलते है -:

!!Watermark

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट के पीछे कोई और टेक्स्ट या लोगों लगा सकते है, यानि की वह टेक्स्ट या logoपेज पर होगा और उसके ऊपर आपके डॉक्यूमेंट का content होगा, यह एक तरीके का साइन होता है की वह डॉक्यूमेंट originally किसका है, ताकि कोई उसे चुरा न सके।

!!Page Color

इसका प्रयोग तो आप समझ ही गए होंगे, इसकी मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज के रंग को चेंज कर सकते हो।

!!Page Border

इसकी मदद से आप अपने पेज के चारों तरफ बोर्डर बना सकते हो, यानि की पेज के चारों तरफ लाइनस बना सकते हो, इसमे भी आपको थोड़े effects देखने को मिल जाते है जिन्हे आप अपने हिसाब से चुन सकते है।

**Paragraph

इसमें हमें 2 ऑप्शन्स देखने को मिलते है -:

!!Indent

इस ऑप्शन की मदद से आप किसी भी लाइन के मार्जिन को कम या जायदा कर सकते हो, मार्जिन हमने आपको ऊपर बताया था की यह क्या होता है।

!!Spacing

इसकी मदद से आप पैराग्राफ के बीच की spacing को कम या जायदा कर सकते हो, इसमे आपको 2 ऑप्शन मिलते है, before और after, before मे जहां पर आपका पॉइन्टर है, उस से ऊपर वाले परग्राफ कि spacing को adjust कर सकते हो और after मे उस से नीचे वाली।

**Arrange

यह ऑप्शन आपको शायद ऑन न मिले, क्यूंकी इन ऑप्शन का प्रयोग किसी shape या arts या picture को adjust करने के लिए किया जाता है, तो उन्हे प्रयोग करने के लिए आपके डॉक्यूमेंट मे ऐसा कोई ऑब्जेक्ट होना चाहिए, इसमें हमे 7 ऑप्शनस देखने को मिलते है-:

!!Position

इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट की पज़िशन को तय कर सकते हो की वह पेज पर किस जगह होनी चाहिए, इसमे हमे बहुत सारे ऑप्शन देखने को मिल जाते है।

!!Bring to Front

यदि आपके डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे objects एक ही जगह पर है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप किसी ऑब्जेक्ट को दूसरे ऑब्जेक्ट से ऊपर लेकर आ सकते हो या फिर कोई ऑब्जेक्ट टेक्स्ट के पीछे है तो उसे टेक्स्ट से आगे लेकर आ सकते है।

!!Send to Back

इस ऑप्शन का काम Bring to Front ऑप्शन से बिल्कुल अलग है, इसकी मदद से आप किसी ऑब्जेक्ट को दूसरे ऑब्जेक्ट या फिर टेक्स्ट के पीछे भेज सकते हो।

!!Text Wrapping

इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट को टेक्स्ट के साथ ओर बेहतर तरीके से arrange कर सकते हो।

!!Align

इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट को align कर सकते हो की ऑब्जेक्ट को top पर रखना है या फिर bottom और या फिर left, right और या फिर उसे center मे रखना है।

!!Group

यदि आपके डॉक्यूमेंट मे एक से जायदा ऑब्जेक्ट्स है, तो आप उन्हे सिलेक्ट करके उनका एक ग्रुप बना सकते है, जिसे उन्हे move करना और यदि उनमे कोई और चेंज करना है तो वह करना आसान हो जाता है।

!!Rotate

इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट को rotate कर सकते हो और या फिर उसे flip कर सकते हो।


MS Word Reference Tab

References Tab की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट मे citation, Table of Content आदि add कर सकते है, इस टैब को एक्सेस करने के लिए आप सीधा MS word को ओपन कर के References tab पर क्लिक कर सकते है या फिर आप MS word मे Alt + S शॉर्टकट का इस्तेमाल कर के भी इस टैब को एक्सेस कर सकते है।

MS Word References Tab क्या है

References Tab MS Word का चौथा टैब है, इस टैब की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेबल ऑफ contents add कर सकते है जैसे की हर किताब के पहले पन्ने पर पूरी किताब के कंटेन्ट लिखे होते है, उसी तरह से हम अपने डॉक्यूमेंट में भी टेबल ऑफ कंटेन्ट डाल सकते है,
इसके अलावा हम अपने डॉक्यूमेंट में footnotes भी add कर सकते है, इस के अलावा हमें इसमें ओर भी कईं ऑप्शनस देखने को मिल जाते है।

MS Word References Tab का प्रयोग

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में टेबल ऑफ कंटेन्ट और footnotes add के सकते हो, इसके अलावा यदि आपने डॉक्यूमेंट में कुछ कंटेन्ट किसी ओर जगह से जैसे की किसी किताब से या फिर इंटरनेट से लिया है,

तो आप citations & bibliography ऑप्शन का इस्तेमाल कर के जहां से भी आपने कंटेन्ट लिया है, उन सब को क्रेडिट दे सकते हो, इसी के अलावा यदि हम कोई figure add के रहे है या कोई टेबल add के रहे है या कुछ ओर तो हम उसमें कैप्शन add कर सकते है, जैसे Figure 1, Table 1 इत्यादि।

MS Word References Tab Sections

MS Word References tab मे हमे 6 sections देखने को मिलते है -:

  • Table of Contents
  • Footnotes
  • Citations & Bibliography
  • Captions
  • Index
  • Table of Authorities

अब इन sections के ऑप्शनस को विस्तार से जान लेते है -:

**Table of Contents

MS Word References Tab में जो हमें पहला सेक्शन मिलता है वह है Table of Contents, इस सेक्शन मे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है, इन ऑप्शनस की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेबल ऑफ कंटेन्ट add कर सकते है, इसमें बाकी ऑप्शनस भी टेबल ऑफ कंटेन्ट से संबधित ही होते है।

!!Table of Contents

जैसे लगभग हर बुक के शुरू के पेज पर उस बुक के contents को लिखा होता है, जैसे की इस बुक मे कितने chapters है, उनका नाम क्या है इत्यादि, तो इसी तरीके से आप अपने डॉक्यूमेंट मे Table of Content डाल सकते हो,

यह टेबल आपकी headings के हिसाब से बनता है, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आप Table of Contents के कुछ ऑप्शन मिल जाएंगे और जैसे ही आप किसी ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आपके डॉक्युमेंट्स की headings के हिसाब से एक टेबल बन कर आ जाएगा।

इसी के साथ जब आप के पास table of content आ जाएगा तो आप उस टेबल मे किसी भी हेडिंग पर Ctrl + Left Click कर के उस हेडिंग वाले पेज पर सीधा पहुँच सकते है।

!!Add Text

यदि आपने जो टेबल ऑफ content बनाया है, उसमे कोई हेडिंग add नहीं हुई, तो आप इस ऑप्शन के इस्तेमाल कर के उसे अपने टेबल मे add कर सकते हो, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आपको Level 1, Level 2 और Level 3 जैसे ऑप्शन मिलेंगे,

जिन पर क्लिक कर के आप अपनी हेडिंग को टेबल मे add कर सकते हो, यह Level असल मे home tab की हेडिंगस की तरह ही काम करती है, Level 1 मतलब हेडिंग 1, Level 2 मतलब हेडिंग 2 और Level 3 मतलब हेडिंग 3।

!!Update Table

यदि आपने डॉक्यूमेंट मे कोई नई हेडिंग डाली है या फिर कोई हेडिंग हटा दी है या फिर आपने Add text ऑप्शन का प्रयोग कर के किसी हेडिंग को add किया है, तब भी आपके टेबल ऑफ contents मे कोई चेंज नहीं होगा, यदि आप उसमे भी चेंजेस करना चाहते है तो उसके लिए आपको डॉक्यूमेंट मे चेंजेस करने के बाद अपडेट टेबल ऑप्शन को प्रयोग करना होगा।

**Footnotes

इस से आगे हमें Footnotes सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन मे हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है, जैसा की इसके नाम से ही आप जान सकते है, इस सेक्शन के ऑप्शनस की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में Footnote add के सकते है और इसी से संबधित ओर फीचर्स हमें इसमें देखने को मिल जाते है।

!!Insert Footnote

Footnote का प्रयोग अपने डॉक्यूमेंट मे किसी चीज के बारे मे समझाने के लिए किया जाता है, यदि आपके डॉक्यूमेंट के पेज मे आपने किसी ऐसी बात या किसी ऐसे शब्द का प्रयोग किया है, जिसे आप समझते है की यह पढ़ने वाले को समझने मे मुश्किल होगी तो

आप footnote का प्रयोग कर के पेज के नीचे एक कमेन्ट की तरह उस शब्द या बात या फिर वह कुछ भी है उसे समझा सकते है, इसके लिए बस आपको वहाँ क्लिक करना है जहां पर वह जिसके बारे मे आप समझाना चाहते है और फिर आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल करे,

और फिर आप अपने आप ही पेज के नीचे आ जाएंगे और वहाँ एक footnote आ जाएगा, जहां आप उस चीज के बारे मे लिख सकते है और जहां पर आपने पहले क्लिक किया था, वहाँ पर छोटा सा 1 आ जाएगा, जिस पर यदि आप माउस लेकर जाओगे तो आपको आपका footnote दिखेगा।

!!Insert Endnote

Endnote का काम भी footnote जैसा ही है, लेकिन इनमे बस यह फर्क है की footnote डॉक्यूमेंट के पेज के नीचे आता है, वहीं endnote डॉक्यूमेंट के सबसे आखिर मे आता है, बाकी इस का प्रयोग कर के भी आप किसी शब्द या बात को explain कर सकते है।

!!Next Footnote

यदि आपने अपने डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे footnote और endnote add कर दिए है तो इस ऑप्शन की मदद से आप एक footnote से दूसरे footnote या एक endnote से दूसरे endnote पर जा सकते हो, वो भी केवल क्लिक करने से, तो यह ऑप्शन आपके बहुत काम आ सकते है।

!!Show Notes

इस ऑप्शन का बस इतना काम है की जैसे ही आप इस पर क्लिक करोगे तो जहां भी आपने अपने footnotes को इक्स्प्लैन किया है, यानि की पेज के नीचे, यह आपको सीधा उसी के पास लेकर चला जाएगा।

**Citations & Bibliography

Footnotes से आगे हमें Citations & Bibliography सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन मे हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है, यदि आपने अपने डॉक्यूमेंट में कुछ कंटेन्ट किसी ओर जगह से लिया हुआ है तो आप इस सेक्शन के ऑप्शनस का इस्तेमाल कर के उनको क्रेडिट दे सकते है।

!!Insert Citation

यदि आपने आपके डॉक्यूमेंट मे जो content लिया है, वह आपका स्वयं का नहीं है बल्कि आपने किसी बुक या किसी वेबसाईट इत्यादि से लिया है तो आप अपने उस content के लिए citations add कर सकते हो, यानि की आप अपने डॉक्यूमेंट मे बात सकते हो की आपने यह लाइन या पैराग्राफ या सेक्शन कहाँ से लिया है।

!!Manage Sources

यहाँ पर आप उन सब sources की लिस्ट को मैनेज कर सकते हो, जिन जिन sources से आपने content को लिया है।

!!Style

यहाँ पर हमें bibliography से संबधित styles देखने को मिल जाएंगे, इस मे आपको बहुत ऑप्शन देखने को मिल जाते है, जिस से आप bibliography का एक अच्छा सा स्टाइल चुन सकते है।

!!Bibliography

इस ऑप्शन से आप अपने डॉक्यूमेंट के अंत मे Bibliography add कर सकते हो, Bibliography से मतलब है की आप के डॉक्यूमेंट के अंत मे हम उन सब sources के नाम को एक साथ लिख देते है, जिन जिन sources का citation हम अपने डॉक्यूमेंट मे add कर सकते है।

**Captions

उस से आगे हमें Captions सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन मे हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है, जैसे ही शायद आपने आपकी math या science की book में कभी यह देखा होगा की, उसमें images के नीचे figure 1, figure 2 ऐसे नाम दिए होते है

इस ऑप्शन की मदद से आप भी ऐसा ही कर सकते हो, इसमें आप ऐसे ही images, tables या कुछ ओर उनके नीचे कैप्शन दे सकते हो।

!!Insert Caption

आपने आपकी बुक्स मे देखा होगा की कैसे images और tables के नीचे caption लिखा होता है जैसे की Figure 1 या Table 1 इत्यादि, तो आप इस ऑप्शन की मदद से वैसा ही कर सकते है, इसकी मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट मे जो भी images है, Tables है या equations है या फिर कुछ ओर तो आप उन सभी के नीचे कैप्शन डाल सकते है।

!!Insert Table of Figures

इस ऑप्शन की मदद से आपने अपने डॉक्यूमेंट मे जितनी भी images या tables या कोई और content जिस पर भी आपने caption add किए है, उन सबका एक table बना सकते हो और आप उस टेबल मे Ctrl + लेफ्ट क्लिक का प्रयोग कर के सीधा किसी भी figure या टेबल तक जा सकते हो।

!!Update Table

जैसा Table of Contents मे हम अपने टेबल को अपडेट करते है, उसी तरह यदि हमने Table of figures बनाने के बाद अपने डॉक्यूमेंट मे कोई नई figure add की है तो वह तब तक हमारे टेबल मे show नहीं होगी, जब तक हम update टेबल को क्लिक नहीं करेंगे।

!!Cross-reference

Cross–reference ऑप्शन की मदद से आप अपनी figure के साथ आप डॉक्यूमेंट की किसी दूसरे सेक्शन को लिंक कर सकते हो।

**Index

उस से आगे हमें index ऑप्शन देखने को मिल जाता है, इस सेक्शन मे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है, इस सेक्शन के ऑप्शनस को आप अच्छे से समझे ओर tryकर के भी जरूर देखे, वरना इसमें आप कन्फ्यूज़ हो सकते हो।

!!Mark Entry

जब भी हम कोई डॉक्यूमेंट बनाते है तो उसमे ऐसे बहुत से शब्द होती है, जिनका मतलब एक होता है या फिर वह एक दूसरे से संबधित होते है, तो इस ऑप्शन से आप उन सब शब्दों की एक entry कर के उनकी एक लिस्ट बना सकते है।

Note: जब आप अपने डॉक्यूमेंट मे entry बनाएंगे तो आपके पूरे डॉक्यूमेंट में अजीब से symbol आ जाएंगे, जिसे आप Ctrl + * या फिर Ctrl + Shift + 8 शॉर्टकट की मदद से हटा सकते है।

!!Insert Index

जब आप अपनी सारी entries कर लेंगे फिर आप जहां भी इस लिस्ट को insert करना चाहते है, वहाँ जा कर आप insert index ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो वहाँ पर आपकी entries की लिस्ट आ जाएगी।।

!!Update Index

Index insert करने के बाद यदि आप किसी और entry को add करते हो और अब उसको अपनी लिस्ट मे add करना चाहते हो तो उसके लिए आप बस अपनी लिस्ट पर क्लिक करके update index पर क्लिक कर दीजिए और इस से आपकी सारी नई entries add हो जाएंगी।

**Table of Authorities

इस से आगे हमें ऑप्शन मिलता है Table of Authorities, इस सेक्शन मे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है, इन ऑप्शनस का इस्तेमाल legal डॉक्युमेंट्स में references देने के लिए किया जाता है।

!!Mark Citation

इन ऑप्शनस का इस्तेमाल legal mattersमे किया जाता है, इसकी मदद से हम legal डॉक्युमेंट्स मे references देते है, इस ऑप्शन की मदद से हम जो entries करना चाहते है, उनको mark कर सकते है।

!!Insert Index

जब आप अपनी सारी entries कर लेंगे फिर आप जहां भी इस लिस्ट को insert करना चाहते है, वहाँ जा कर आप insert index ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो वहाँ पर आपकी entries की लिस्ट आ जाएगी।।

!!Insert Table of Authorities

इस ऑप्शन की मदद से हमने mark citation की मदद से जितनी भी entriesकी है, उन सबको एक table जिसे table of authorities बोला जाता है की form मे ला सकते है, यानि की उनका टेबल बना सकते है।

!!Update Table

हमने जो table of authorities बनाया है, यदि हम उस टेबल के data मे कोई चेंज करते है तो इस ऑप्शन की मदद से हम उस चेंजेस को अपने टेबल मे भी चेंज कर सकते है यानि की हम अपने टेबल को अपडेट कर सकते है।


MS Word Maillings Tab

Mailings Tab का इस्तेमाल mail merge करने के लिए किया जाता है, इसमे हमे mail merge से संबधित ऑप्शनस देखने को मिलते है, Mailings Tab को एक्सेस करने के लिए या तो आप सीधा MS Word को ओपन कर के Mailings Tabपर क्लिक कर सकते है या फिर आप MS Wordको ओपन कर के Alt + M शॉर्टकट का इस्तेमाल कर के भी Mailings Tab को एक्सेस कर सकते हो।

Mailing Tab क्या है?

Mailing टैब माइक्रोसॉफ्टवर्ड का एक ऐसा टैब है जिसमें हमें mailings से संबधित सभी ऑप्शनस एक ही जगह मिल जाते है, जैसे की envelops क्रीऐट करना, labels क्रीऐट करना, mail merge करना, मेल मर्ज करने के लिए लोगों की लिस्ट बनाना

या फिर पहले से बनी लिस्ट को इम्पोर्ट कर के उन्हे एडिट करना, ऐसे ढेर सारे ऑप्शनस हमें इसमें देखने को मिल जाते है, यदि आपको यह ऑप्शन समझ नहीं आ रहे तो आपको चिंता करने की जरूरत नहीं, क्यूंकी आज हम अच्छे से इन सबको समझाएंगे।

Mailing Tab का प्रयोग

आगे बढ़ने से पहले हम यह जान लेते है की mailing टैब का प्रयोग किया है यानि की यह किस काम आता है तो इसका मुख्य काम mail merge करना होता है, जब हमें एक साथ ही बहुत सारे लोगों को कोई letter, envelop या फिर कोई ओर डॉक्यूमेंट भेजना होता है,

तो हर बार अलग अलग कर के उन्हे हर व्यक्ति को भेजने की बजाय हम मेल मर्ज का इस्तेमाल कर सकते है और सभी लोगों की लिस्ट बना कर, उन्हे सबको एक साथ डॉक्यूमेंट भेज सकते है।

Mail Merge क्या है?

Mail Merge एक बहुत ही कमाल का फीचर है, इस से आप का बहुत अधिक समय बच सकता है, यह तब काम आता है, जब आपको बहुत सारे लोगों को कोई ऐसा लेटर, envelop या कोई invitation या फिर कोई ओर डॉक्यूमेंट जिसमें उनका नाम, address इत्यादि लिखा होता है वह भेजना होता है,

इसमें आपको एक form लेटर बनाना होता है, जिसमें आप name और address के blocks बना देते हो और फिर आप अपनी एक लिस्ट बनाते हो जिसमें जिन भी लोगों को आप डॉक्यूमेंट भेजना चाहते हो, उनकी डिटेल्स जैसे नाम, address जो भी आप add करना चाहते हो वह होती है

और फिर इस ऑप्शन की मदद से आप एक साथ ही सभी लोगों के लिए बहुत सारे डॉक्युमेंट्स बना सकते हो, जिनमें name block की जगह उनका name होता है और इसी तरह से बाकी blocks पर भी लिस्ट के हिसाब से डिटेल्स आ जाती है,

यदि आप अभी इन blocks को अभी नहीं समझ पा रहे तो आप यह पूरा आर्टिकल पढ़ते रहे और MS Word में इसे प्रैक्टिस करे आप समझ जाएंगे और इसी के साथ आर्टिकल के अंत तक बने रहे क्यूंकी आर्टिकल के अंत में हम आपको Mail Merge करना भी सिखाएंगे।

MS Word Mailings Tab Sections

MS Word mailings टैब मे हमें 5 sections देखने को मिलते है -:

  • Create
  • Start Mail Merge
  • Write & Insert Fields
  • Preview Results
  • Finish

चलिए अब इन सेक्शनस मे हमें जो ऑप्शनस मिलते है, उनके बारे मे विस्तार से जानते है।

**Create

इसमे हमें 2 ऑप्शन देखने को मिलते है -:

!!Envelops -:

इस ऑप्शन का इस्तेमाल envelop बनाने के लिए किया जाता है, जैसे जब हमारे पास कोई भी mail आता है, तो सबसे पहले एक envelop होता है, जिस पर आपका address और भेजने वाले का address होता है, उसी तरह से आप इसमे envelop बना सकते है, जिसे आप बाद मे प्रिन्ट कर सकते है।

!!Labels -:

जब हमे कोई एक या 2 envelop बनाने हो तो हम envelop ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, लेकिन यदि हमे बहुत सारे लोगों को mail भेजने होते है, तो सबके लिए envelop बनाना मुश्किल होता है, ऐसे मे labels इस्तेमाल मे आता है,

लबेलस की मदद से हम एक ही पेज पर बहुत सारे addresses को प्रिन्ट कर लिए जाता है, जिन्हे बाद मे काट-काट कर envelops पर चिपकाया जाता है और mails भेजी जाती है।

**Start Mail Merge

इसमे हमें 3 ऑप्शन देखने को मिलते है -:

!!Start Mail Merge -:

यदि आपके पास कोई ऐसा letter है या envelop है या और भी ऑप्शन इसमे दिए होते है और आप उन्हे बहुत सारे लोगों को एक साथ भेजना चाहते है तो तब यह ऑप्शन काम मे आता है, लेकिन इस ऑप्शन को इस्तेमाल करने के लिए आप को mailing tab के दूसरे ऑप्शनस को भी अच्छे से समझने होगा, तभी आप इसका इस्तेमाल अच्छे से कर पाएंगे।

!!Select Recipients -:

इस ऑप्शन की मदद से आप उन लोगों की list बनाते है, जिन्हे आप वह letter या कुछ ओर भेजना चाहते है, जो आप ने इससे पीछे वाले ऑप्शन mail merge बनाया था।

!!Edit Recipients List -:

इस ऑप्शन की मदद से आप ने जो लिस्ट पिछले ऑप्शन की मदद से बनाई थी, उस लिस्ट को आप edit कर सकते हो। आप उसमे कोई नई entry कर सकते हो या फिर remove कर सकते हो।

**Write & Insert Fields

इसमे हमें 7 ऑप्शन देखने को मिलते है -:

नोट: इन ऑप्शनस को इस्तेमाल करने के लिए हमे select recipients ऑप्शन की मदद से एक लिस्ट जरूर बनानी या import करनी पड़ती है।

!!Highlight Merge Fields -:

इस ऑप्शन को समझने से पहले यह जान लीजिए की यह mail merge कैसे काम करता है, हम कैसे एक ही letter या कोई और चीज इतने लोगों को भेजते है, उदाहरण के लिए हमारे पास कोई birthday invitation का लेटर है और हमे उसे कई लोगों को भेजना है,

तो उसमे हमे सिर्फ जिसको हम वह letter भेज रहे है सिर्फ उसका नाम डालना है तो ऐसे मे हम उस नाम की जगह एक name field इन्सर्ट कर देते है, इसके बारे मे आगे के ऑप्शनस मे आपको पता चलेगा,

उस field का यह फायदा होगा की हमे बहुत सारे नाम बार टाइप नहीं करने पड़ेंगे, हम सिर्फ अपनी लिस्ट को Mail merge वाले ऑप्शनस की मदद से डाल देंगे और हमे उस लिस्ट के हिसाब से letters मिल जाएंगे।

तो इसी तरह हम और fields भी add कर सकते है, जैसे की address के लिए और भी fields के लिए तो यह highlight ऑप्शनस उन सब fields को highlight कर देता है।

!!Address Block -:

इस ऑप्शन की मदद से आप एक address block को add कर सकते है, मतलब की उस ब्लॉक की जगह आपकी लिस्ट मे जो भी recipients है, उनका address दिखाई देगा।

!!Greeting Line -:

इस ऑप्शन की मदद से आप एक greeting लाइन add कर सकते है, जैसे की dear और फिर आपकी लिस्ट के हिसाब से व्यक्ति का नाम, आप चाहे तो खुद से भी कोई लाइन टाइप कर सकते है।

!!Insert Merge Field -:

इस ऑप्शन मे भी आपको अलग अलग fields मिल जाते है, लेकिन इसमे आपको बहुत सारे fields देखने को मिलते है जैसे की first name, last name, company name इत्यादि, जो की आप अपनी जरूरत के हिसाब से add कर सकते है।

!!Rules -:

इस ऑप्शन की मदद से आप mail merge मे कुछ decision making rules को add कर सकते हो।

!!Match Fields -:

इस ऑप्शन की मदद से आप अपनी लिस्ट के data fields के साथ लेटर के fields को match कर सकते हो और पता कर सकते हो की इसमे क्या क्या कमी है।

!!Update Labels -:

यह ऑप्शन तब ही काम करता है, जब आपने labels बनाए हो और फिर यदि आप labels मे कोई चेंज करते हो तो इस ऑप्शन की मदद से update कर सकते हो।

**Write & Insert Fields

!!Preview Results -:

जब हम letter मे किसी field को add करते है तो हमे उस field का नाम देखने को मिलता है, जैसे की address के लिए लिखा आता है address block और ऐसे ही दूसरे fields मे भी होता है और अब यदि आप देखना चाहते हो की

जब इसमे list के हिसाब से data आएगा तो letter कैसा लगेगा तो इसे देखने के लिए आप preview result ऑप्शन का प्रयोग कर सकते हो।

इसमे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

!!Find Recipient -:

इस ऑप्शन की मदद से आप अपनी लिस्ट मे किसी भी recipient को सर्च कर सकते है।

!!Auto Check for Errors -:

इस ऑप्शन की मदद से आप यह check कर सकते हो की mail merge के अंदर कोई error तो नहीं है, इस ऑप्शन के अंदर भी हमे 3 ऑप्शन मिलते है, जिनकी मदद से हम error को check कर सकते है।

**Finish

इसमे हमें 1 ऑप्शन देखने को मिलते है -:

!!Finish & Merge -:

इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही हमे drop down मेनू मे 3 ऑप्शनस देखने को मिल जाते है, पहला ऑप्शन edit individual document इस ऑप्शन की मदद से आप इतने सारे डॉक्युमेंट्स मे से किसी को भी अलग से edit कर सकते हो,

दूसरा ऑप्शन है Print डॉक्यूमेंटस, जैसा की इसके नाम से ही पता चल रहा है, इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्युमेंट्स को प्रिन्ट कर सकते है,

तीसरा ऑप्शन send email messages इस ऑप्शन की मदद से आप इन डॉक्युमेंट्स को email कर सकते हो।

Mail Merge कैसे करते है

यदि आपको MS Word mailings टैब के ऑप्शनस समझ आ गए है तो अब जान लेते है की आप Mail Merge करेंगे कैसे, तो mail merge करने के लिए आप निचे दिए गए स्टेप्स को देखिए -:

  • सबसे पहले MS Word के mailings tab में जाए,

  • उसके बाद start mail merge ऑप्शन पर क्लिक करें और उसमें दिए गए किसी भी ऑप्शन को
    सिलेक्ट कर लिजीए, मान लीजिए आप ने envelops को प्रयोग करना है तो उसे सिलेक्ट कर लीजिए,

  • उसके बाद आप select recipients से अपनी एक लिस्ट बनाए या पहले से बनी लिस्ट को इम्पोर्ट कर ले,

  • जैसे ही आप किसी लिस्ट को इम्पोर्ट कर देंगे या कोई नई लिस्ट बना लेंगे तो आपके सामने टैब के 3 सेक्शन write & insert fields के ऑप्शन खुल जाएंगे,
  • इन ऑप्शनस की मदद से आप अपने envelop में name block, address block और ऐसे ही अपने हिसाब से कोई भी ब्लॉक add कर लीजिए, इसके बारे में हम आर्टिकल में ऊपर बात कर चुके है,


    और फिर आप का काम पूरा हो चुका है, अब आप अपने envelops को प्रीव्यू कर के भी देख सकते है और यदि आपको सब सही लगे तो आप फिर उन्हे प्रिन्ट भी कर सकते है।


MS Word Review Tab

MS Word Review Tab की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट को रिव्यू कर सकते हो, आप spelling mistakes ठीक कर सकते हो, कोई comment add कर सकते हो या इसकी मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड भी लगा सकते हो।

Review Tab को एक्सेस करने के लिए या तो MS Word को ओपन कर के माउस से क्लिक कर सकते है और या फिर आप MS Word मे Alt + R शॉर्टकट का इस्तेमाल कर के भी रिव्यू टैब को एक्सेस कर सकते हो।

MS Word Review Tab क्या है?

Review टैब MS Word का 6th टैब है, इस टैब की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग और grammar चेक कर सकते है, इसी के साथ हम अपने डॉक्युमेंट्स में कमेन्ट add कर सकते है, इसमें हमें changes trackकरने के लिए भी ऑप्शनस मिल जाते है,

वहीं इस टैब की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में पासवर्ड भी लगा सकते है, इसके अलावा भी हमें इसमें ओर भी ऑप्शनस देखने को मिल जाते है।

MS Word Review Tab Section

MS Word Review Tab मे हमे 6 सेक्शनस देखने को मिलते है -:

  • Proofing
  • Comments
  • Tracking
  • Changes
  • Compare
  • Protect

अब इन सब सेक्शनस के ऑप्शनस को विस्तार से जान लेते है -:

**Proofing

Review Tab में सबसे पहले हमें Proofing सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन में हमें 7 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, इन ऑप्शन्स की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग mistakes को चेक कर सकते है, उसी के साथ हम अपने डॉक्यूमेंट में words को ट्रांसलेट भी कर सकते है, उसी के साथ हम किसी word पर रिसर्च भी कर सकते है, इसके अलावा भी हमें thesaurus और word count जैसे ओर ऑप्शन्स भी इसमें देखने के लिए मिल जाते है।

!!Spelling & Grammar

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग और grammar mistakes को ठीक कर सकते हो।

!!Research

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट मे किसी शब्द के ऊपर research कर सकते हो, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे आपको राइट साइड मे एक sidebar देखने के लिए मिलेगा, जिसमे आप किसी भी शब्द को सर्च कर सकते हो।

!!Thesaurus

इस ऑप्शन की मदद से आप किसी शब्द का synonyms यानि की उस शब्द जैसा मतलब रखने वाला कोई दूसरा शब्द या फिर आप कोई antonyms यानि की उस शब्द से उल्टा अर्थ रखने वाला शब्द ढूंढ सकते हो।

!!Translate

इसका अर्थ आप समझ ही गए होंगे इस ऑप्शन की मदद से आप किसी शब्द को Translate कर सकते हो।

!!Translation ScreenTip

इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की आप शब्दों को किस भाषा मे translate करना चाहते हो और फिर यहाँ से कोई भाषा सिलेक्ट कर के जैसे ही आप अपना माउस कर्सर डॉक्यूमेंट मे किसी भी शब्द पर लेकर जाओगे तो आपको उसका translation दिखाया जाएगा।

!!Set Language

इस ऑप्शन की मदद से आप वो भाषा सिलेक्ट करते हो, जिस भाषा की spelling और grammar mistakes आप शुरू वाले ऑप्शनस से चेक करना चाहते हो।

!!Word Count

इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही आप को यह बात दिया जाता है की आप डॉक्यूमेंट मे कितने words है, कितने पैराग्राफ है, कितनी लाइनस है, कितने pages है, साथ मे डॉक्युमेंट मे कितने characters है जिसमे आपको space और बिना space के अलग अलग नंबर दिखाए जाएंगे।

**Comments

Proofing सेक्शन के बाद हमें इस tab में comments का सेक्शन देखने को मिल जाता है, इसमें हमें 4 ऑप्शन्स देखने को मिल जाते है, इन ऑप्शन्स की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में कमेंट्स को add कर सकते है, उन्हें डिलीट भी कर सकते है और यदि आपके डॉक्यूमेंट में एक से अधिक कमेंट्स है तो आप next और previous ऑप्शन्स का इस्तेमाल कर के एक से दूसरे कमेंट पर जा सकते है।

!!New Comment

इस ऑप्शन की मदद से आप डॉक्यूमेंट मे किसी शब्द के साथ किसी कमेन्ट को जोड़ सकते हो, यदि आप किसी शब्द के बारे मे कोई जानकारी देना चाहते हो तो आप उस शब्द के साथ किसी comment को जोड़ सकते हो।

!!Delete

यदि आप किसी कमेन्ट को डिलीट करना चाहते हो तो आप उस कमेन्ट पर जाकर डिलीट ऑप्शन का प्रयोग कर सकते हो।

!!Previous

आप इस ऑप्शन की मदद से जिस भी कमेन्ट पर आप है उस पीछे वाले कमेन्ट पर जा सकते है, यदि आपके डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे कमेन्ट है तो यह ऑप्शन आपकी बहुत मदद करेगा।

!!Next

इस ऑप्शन की मदद से आप आगे वाले कमेन्ट पर जा सकते हो, यदि डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे कमेन्ट है तो यह ऑप्शन भी आपकी बहुत मदद करेगा।

**Tracking

कमेंट्स के बाद हमें इस tab में Tracking का ऑप्शन देखने को मिलता है, इसमें हमें 5 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, इन ऑप्शन्स की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट्स में हुए changes को ट्रैक कर सकते हो, यह बहुत महत्वपूर्ण सेक्शन है तो इसके ऑप्शन्स को ध्यान से समझे।

!!Track Changes

यदि आप इस ऑप्शन को ऑन करते है तो उसके बाद आप या कोई ओर डॉक्यूमेंट मे कोई भी changes करता है तो आप देख पाएंगे की क्या क्या चेंजेस हुए है।

!!Balloons

इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की जो चेंजेस आप track कर रहे हो वह कहाँ दिखने चाहिए, मतलब की वह कमेंट्स की form में दिखने चाहिए या फिर जहां पर चेंजेस हुए है, उसी जगह पर यह भी आप खुद सिलेक्ट कर सकते हो।

!!Display for Review (Final Showing Markup)

इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की जो भी चेंजेस डॉक्यूमेंट मे हुए है उन्हे किस तरह से देखना है, इसमे एक Final का ऑप्शन होता है, जिसे यदि आप ऑन कर दे, तो चेंजेस करने वाले को यह पता नहीं चलता की डॉक्यूमेंट मे track ऑप्शन का इस्तेमाल हो रहा है, इतना वह खुद Review Tab मे जाकर न देखे।

!!Show Markup

इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की आप को किस तरह के चेंजेस को track करना है, जैसे की कमेंट्स मे चेंजेस को track करना है या फिर यदि टेक्स्ट की formatting मे हुए चेंजेस को track करना है या फिर आपको सब चेंजेस को track करना है तो वो आप यहाँ से सिलेक्ट कर सकते हो।

!!Reviewing Pane

इस ऑप्शन की मदद से आप डॉक्यूमेंट मे हुए चेंजेस को एक अलग pane में या फिर आप कह सकते हो की अलग से sidebar मे देख सकते हो, आप यह भी तय कर सकते हो की वह bar vertical होनी चाहिए या फिर Horizontal।

**Change

इसके बाद हमें Changes सेक्शन मिलता है, इसमें हमें 4 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, यदि आपने Track Changes को ऑन किया था तो आप इस सेक्शन के ऑप्शन्स की मदद से उन सब ऑप्शन्स को एक्सेप्ट या रिजेक्ट कर सकते है।

!!Accept

इस ऑप्शन की मदद से यदि आपको कोई चेंज सही लग रहा है तो आप उस चेंज को Accept कर सकते हो।

!!Reject

इस ऑप्शन की मदद से आप डॉक्यूमेंट मे किसी भी चेंज को reject कर सकते हो।

!!Previous

यदि आपके डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे चेंजेस हुए है तो इस ऑप्शन की मदद से आपने जिस भी चेंज पर क्लिक कर रखा है आप उस से पीछे वाले चेंज पर चले जाएंगे।

!!Next

इस ऑप्शन की मदद से आप सेलेक्टेड चेंज से आगे वाले चेंज पर बढ़ते रहते है।

**Compare

इसके बाद हमें Compare सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन में हमें केवल 2 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट को किसी दूसरे डॉक्यूमेंट के साथ कंपेयर कर सकते है।

!!Compare

इस ऑप्शन की मदद से आप 2 डॉक्युमेंट्स को आपस मे compare कर सकते हो, जैसे की यदि आप किसी डॉक्यूमेंट को देख कर अपना डॉक्यूमेंट बना रहे हो तो आप यह देख सकते हो की आपने क्या क्या गलती की है, साथ ही इसकी dropdown मेनू मे combine का ऑप्शन भी मिलता है, जिससे आप 2 डॉक्युमेंट्स को कम्बाइन भी कर सकते हो।

!!Show Source Documents

जब आप compare ऑप्शन का प्रयोग करते हो, तब आपको यह ऑप्शन ऑन देखने को मिलता है, इसमे आप यह सिलेक्ट करते हो की आप को कोनसा डॉक्यूमेंट अपने डॉक्यूमेंट के साथ मे देखना है, original और revised या फिर दोनों, जब आप इस ऑप्शन को इस्तेमाल करोगे तब आपको यह जायदा समझ मे आएगा।

**Protect

इसके बाद हमें Review Tab का अंतिम ऑप्शन Protect देखने को मिलता है, इस सेक्शन में हमें केवल 1 ऑप्शन देखने को मिलता है, इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड को set कर सकते है।

!!Protect Document

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड लगा सकते है, ताकि कोई उसमे कोई फेरबदल न कर पाए और व्यक्ति उसमे चेंजेस कर पाए, जो की उसके पासवर्ड को जनता है, पासवर्ड लगाने के लिए सबसे पहले Protect डॉक्यूमेंट पर जाए,

फिर Restrict Formatting and editing वाला ऑप्शन चुने और फिर चुने आपको क्या क्या चेंजेस restrict करने है और फिर नीचे start enforcing protection पर क्लिक कर के अपना password add कर दे, इस password को मत भूलिए गा क्यूंकी आप इसके बिना अपने डॉक्यूमेंट में चेंजेस नहीं कर पाओगे।


MS Word View Tab

MS Word View Tab मे हम अपने डॉक्यूमेंट के view को चेंज कर सकते है, इसके साथ हमे ruler, gridlines आदि को show या hide करने का ऑप्शन मिलता है, साथ ही हम अपने डॉक्यूमेंट को zoom कर सकते है, ऐसे ही कईं और फीचर्स हमे देखने को मिलते है।

Review Tab को एक्सेस करने के लिए या तो MS Word खोल के आप सीधा ही View पर क्लिक कर सकते है और या फिर आप Alt + W शॉर्टकट का भी प्रयोग कर सकते है।

MS Word View Tab Sections

MS Word के View Tab में 5 सेक्शनस है -:

  • Document Views
  • Show/Hide
  • Zoom
  • Window
  • Macros

चलिए अब इन सब ऑप्शनस को विस्तार से जान लेते है -:

!! Documents View

इसमे हमे 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

**Print Layout-:

इस डॉक्यूमेंट view में हमें डॉक्यूमेंट उस तरीके से दिखाया जाता है, जिस तरीके से यदि हम इसे प्रिन्ट करे तो यह पेज पर प्रिन्ट होगा।

**Full Screen Reading-:

इस View में हमारा डॉक्यूमेंट पूरी स्क्रीन पर दिखाया जाता है, जितने भी पेज स्क्रीन पर दिखाए जा सकते है, इसमे उतने pages को एक साथ दिखाया जाता है।

**Web Layout-:

इस डॉक्यूमेंट view में डॉक्यूमेंट को इस तरीके से दिखाया जाता है, जैसा की किसी वेबसाईट के webpage पर दिखाई देता है।

**Outline-:

इस view में हमें हमारे पूरे डॉक्यूमेंट को अलग अलग पार्ट्स मे break कर के दिखाया जाता है, जैसे की जीतने भी पैराग्राफ है और जितनी भी हेडिंगस है, उन सब के आगे अलग अलग निशान आ जाते है, इससे डॉक्यूमेंट को समझने मे आसानी होती है।

इस view पर क्लिक करते ही हमें इस से संबधित भी ऑप्शनस देखने को मिलते है, जिन्हे आप प्रयोग कर सकते है।

**Draft-:

इस view में हमें डॉक्यूमेंट एक draft की तरह दिखाई देता है, जिसमें हम अपने डॉक्यूमेंट को edit कर सकते है, लेकिन कुछ चीज़े जैसे की headers और footers इस डॉक्यूमेंट मे दिखाई नहीं देते।

Show/Hide

इसमे हमे 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

**Ruler-:

इस ऑप्शन की मदद से हम डॉक्यूमेंट मे ruler को show या hide कर सकते है, यदि हम रूलर को show करते है तो हमें डॉक्यूमेंट के लेफ्ट साइड मे और डॉक्यूमेंट के ऊपर ruler देखने को मिल जाता है, जिसकी मदद से हम डॉक्यूमेंट में objects की position को adjust कर सकते है।

**Gridlines-:

इस ऑप्शन की मदद से हम डॉक्यूमेंट में gridlines को ऑन कर सकते है, जिसकी मदद से हम डॉक्युमेंट्स में ऑब्जेक्टस को align के सकते है।

**Message Bar-:

आमतौर पर यह मैसेज bar तब आता है, जब किसी तरह का कोई security अलर्ट होता है या फिर किसी तरह कोई policy मैसेज होता है या फिर ऐसा ही कोई मैसेज आने पर मैसेज bar काम में आता है।

**Document Map-:

इस ऑप्शन की मदद से आप को डॉक्यूमेंट के लेफ्ट साइड में एक bar देखने को मिलता है, जिसमे आपको पूरे डॉक्यूमेंट का एक पूरा व्यू देखने को मिलता है, जैसे यदि आपने डॉक्यूमेंट में हेडिंगस का प्रयोग किया है तो आपको इस bar में वो सब हेडिंगस देखने को मिलेंगी, जिन पर क्लिक कर के आप डॉक्यूमेंट में उन हेडिंगस पर जा भी सकते है।

**Thumbnails-:

इस ऑप्शन से आपको एक sidebar में आपके डॉक्यूमेंट के हर पेज की छोटी छोटी इमेज देखने को मिल जाती है, जिन images को हम thumbnail भी बोल सकते है।

!! Zoom

इसमे हमे 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

**Zoom-:

इस ऑप्शन की मदद से आप अपने पेज को ज़ूम कर सकते हो, ज़ूम को शायद आप समझते ही होंगे, मतलब की आप अपने पेज के content को बड़ा या छोटा कर के देख सकते हो।

**100%-:

यदि आपने अपने पेज को ज़ूम की मदद से बड़ा कर लिया है तो आप इस ऑप्शन की मदद से आप अपने पेज को नॉर्मल कर सकते हो, जब भी हम ज़ूम करते है तो हमने कितना ज़ूम किया है, उसकी हमें एक percentage देखाई जाती है और 100% डॉक्यूमेंट की नॉर्मल ज़ूम percentage होती है।

**One Page-:

यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट को इतना ज़ूम करता है जिस से आप अपनी पूरी स्क्रीन पर डॉक्यूमेंट के एक पेज को पूरा ऊपर से नीचे तक देख सकें।

**Two Pages-:

यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट को इतना ज़ूम करता है की आप स्क्रीन पर एक ही समय डॉक्यूमेंट के 2 pages देख सकें।

**Page Width-:

यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट को इतना ज़ूम करता है की जो पेज की width है वह आपकी पूरी स्क्रीन की width के हिसाब से adjust हो जाए।

!! Window

इसमे हमे 7 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

**New Window-:

इस ऑप्शन की मदद से आप same डॉक्यूमेंट को MS Word की एक ओर window में खोल सकते है।

**Arrange All-:

आपने ऊपर वाले ऑप्शन की मदद से जीतने भी window बनाए है, इस ऑप्शन की मदद से आप उन सारे window को एक साथ देख सकते है।

**Split-:

इस ऑप्शन की मदद से आप इस समय जिस window में काम कर रहे हो, उसे ही split कर सकते हो और एक ही समय पर डॉक्यूमेंट के अलग अलग सेक्शनस को देख सकते हो।

**View Side by Side-:

जब आप कोई नई window बना लेते हो तो इस ऑप्शन की मदद से आप उस नई window को current विंडो के साथ साइड by साइड देख सकते हो।

**Synchronous Scrolling-:

जब आप View Side by Side ऑप्शन प्रयोग कर लेते हो तब आप इस ऑप्शन को इस्तेमाल कर सकते हो, यदि आप इस ऑप्शन को ऑन करते हो तो जो window आपने साइड by साइड खोली है वह एक साथ स्क्रॉल होंगी मटकब की यदि आप एक विंडो को स्क्रॉल करोगे तो दूसरी विंडो अपने आप स्क्रॉल हो जाएगी।

**Reset Window Position-:

यदि आपने साइड by साइड विंडो खोल कर windows की position चेंज कर दी है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप उन windows की position को reset यानि की पहले जैसा कर सकते है।

**Switch Windows-:

यदि आपने डॉक्यूमेंट की बहुत सारी windows बना ली है तो आप इस ऑप्शन की मदद से के विंडो से दूसरी विंडो पर स्विच कर सकते हो।

!! Macros

इसमे हमे केवल 1 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:

**Macros-:

यदि कुछ ऐसे tasks है जो की आपको आपके डॉक्युमेंट्स के लिए बार बार करने पड़ते है तो बजाय उन्हे बार बार करने के आप Macro ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इस ऑप्शन की मदद से आपको बस एक बार वह सब tasks करने होंगे Macro रिकार्ड करते समय और उसके बाद आप जब चाहे macro का प्रयोग कर के उन सब tasks को एक क्लिक में पूरा कर सकते है।