Formatting क्या है?
MS Word की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट फोर्मेटिंग कर सकते है, फोर्मेटिंग से मतलब है किसी टेक्स्ट का फॉन्ट बदलना, कलर बदलना, उसका साइज़ बदलना यह सब टेक्स्ट फोर्मेटिंग में ही होता है, यानि की जो एडिटिंग हम करते है या इफेक्ट हम लगते है, उसे फोर्मेटिंग कहते है। MS Word में हमें फोर्मेटिंग करने के लिए बहुत सारे ऑप्शन मिल जाते है, MS Word Home Tab में हमें ढेर सारे ऑप्शन मिल जाते है, जिनकी मदद से हम अपने टेक्स्ट के फॉन्ट, कलर, साइज़ इत्यादि को बदल सकते है।
Ms Word Home Tab में सबसे पहले हमें Clipboard ऑप्शन देखने को मिलता है, इस ऑप्शन के अंदर cut, copy, paste जैसे ऑप्शन मिलते है, क्लिपबोर्ड एक तरह की टेम्पररी स्टोरेज होती है, जिसमें हम शब्दों को कॉपी या कट कर के रख सकते है और फिर बाद में उसे कहीं पर पेस्ट कर सकते है, इसमें हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है।
कॉपी से मतलब होता है कि को भी सलेक्टेड कंटेंट आपने कॉपी किया है, वह जहां से आप कॉपी कर रहे है, वहां भी रहेगा और क्लिपबोर्ड में भी आ जाएगा, जिसे आप कहीं भी पेस्ट कर सकते हो, इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए आप Ctrl + C शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है।
यदि आप cut ऑप्शन का इस्तेमाल करते है तो उसमे कंटेंट क्लिपबोर्ड में तो आ जाएगा, लेकिन जहां से आप कंटेंट कट कर रहे है, वहां नहीं रहेगा, इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए आप Ctrl + X शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है।
इसकी मदद से आप अपने क्लिपबोर्ड पर कॉपी या कट किए कंटेन्ट को कहीं भी डाल सकते है यानि की पेस्ट कर सकते है, इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए आप Ctrl + V शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है।
इसी के साथ इसमें एक format painter नाम का ऑप्शन मिलता है, मान लीजिए यदि आपने किसी टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग की है यानी कि आपने उस पर कुछ एडिटिंग की है जैसे की फ़ॉन्ट वगैरह बदल दिए है और इसी के साथ आपने और भी इफैक्ट्स लगाए है और अब चाहते है कि किसी दूसरे टेक्स्ट पर भी इसी जैसे इफेक्ट लगाए जाएं तो बजाय सारे इफेक्ट दोबारा लगाने के, आपने जिस टेक्स्ट पर इफेक्ट लगाए है उस को सेलेक्ट कर के फॉर्मेट पेंटर का ऑप्शन प्रयोग करे और फिर जिस टेक्स्ट पर इफेक्ट लगाना चाहते है उस सेलेक्ट कर के फॉर्मेट पेंटर का प्रयोग कर सकते हैं उस टेक्स्ट पर भी सारे इफैक्ट्स लग जायेंगे।
क्लिपबोर्ड के बाद हमें MS Word Home Tab में font सेक्शन देखने को मिलता है, इस ऑप्शन में आपको फ़ॉन्ट से संबधित ऑप्शन मिलते है, फ़ॉन्ट मतलब कि आपका टेक्स्ट कैसा दिखेगा, आप कह सकते है कि उसका डिजाइन कैसा होगा, इसमें हमें 14 ऑप्शनस देखने को मिलते है।
इसके बाद हमें इस सेक्शन में एक छोटा bar देखने को मिलता है, जिसमें कोई नंबर लिखा होगा, यह आपके डॉक्यूमेंट के फॉन्ट का साइज़ होता है, इस ऑप्शन की मदद से आप आपके डॉक्यूमेंट के फॉन्ट के साइज़ को बड़ा या छोटा कर सकते हो।
फॉन्ट साइज़ के साथ हमें एक बड़े साइज़ का A देखने को मिलता है, यह होता है Increase Font Size ऑप्शन इसकी मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट के फॉन्ट के साइज़ को बढ़ा सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + > ऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के फॉन्ट के साइज़ को घटा सकते हो, यह ऑप्शन आपको increase font size ऑप्शन के पास देखने को मिल जाता है, इस ऑप्शन को आप Ctrl + < शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते है।
यदि आपने अपने किसी टेक्स्ट पर कुछ इफेक्ट लगा दिए है, जैसे की फॉन्ट चेंज करना या साइज़ को बड़ा छोटा करना और अब उसे पहले जैसा करना चाहते है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप ऐसा कर सकते है, यह ऑप्शन आपको “Aa” कुछ इस तरह से लिखा मिल जाएगा।
इस ऑप्शन की मदद से आपके टेक्स्ट को bold कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + B ऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट को Italic कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + i ऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट को underline कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप Ctrl + Uऑप्शन की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट को strikethrough कर सकते हो, जैसा की आप नीचे देख सकते है |
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट में subscript डाल सकते हो, जैसे की हमनें नीचे दिखाया , इस ऑप्शन को आप Ctrl + = शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट में superscript को डाल सकते हो, जैसे की हमनें नीचे दिखाया , इस ऑप्शन को आप Ctrl + Shift + + शॉर्टकट की मदद से प्रयोग कर सकते हो ।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट के लेटर्स के केस को बदल सकते हो, यानि की कैपिटल लेटर्स को small लेटर्स में कर सकते हो और small लेटर्स को कैपिटल में, इसी से संबधित ओर ऑप्शन भी हमें इसमें देखने को को मिल जाते है।
जैसे हम किताबों में हाइलाइटर पेन का इस्तेमाल कर के किन्ही वर्डस को हाइलाइट करते है, उसी तरह हम इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में वर्डस को हाइलाइट कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के कलर को बदल सकते है।
इसमें आपको पैराग्राफ से संबधित ऑप्शन मिलते है, जैसे कि आप के पैराग्राफ कहां से शुरू होगा और कहां खत्म होगा, मतलब कि टेक्स्ट के दोनों साइड कितना मार्जिन होगा इत्यादि, इसमें हमें भी 14 ऑप्शन देखने को मिल जाते है।
बुलेट्स का मतलब होता है कि जब हमारे पास काफी सारे पॉइंट्स होते है तो हम उन्हें सेलेक्ट कर के उनके सामने डॉट्स लगा सकते है, जैसे कि हमने ऊपर ms word home tab के description देते हुए किया हुआ है।
यह bullets जैसा ही है, लेकिन इसमें डॉट कि जगह नंबर्स आते है।
यदि आपने अपने डॉक्यूमेंट में बहुत सारी हेडिंगस बनाई है तो उस समय आप इन सब का इस्तेमाल कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप टेक्स्ट को left की तरफ कर सकते हो, शुरू में आपको यह ऑप्शन सेलेक्टेड ही मिलता है, इस ऑप्शन को आप Ctrl + L शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप टेक्स्ट को राइट की तरफ कर सकते हो, इस ऑप्शन को आप शॉर्टकट को Ctrl + R शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट को एक clean लुक दे सकते हो, यह ऑप्शन वर्डस के बीच में स्पेस को डाल के हर लाइन का मार्जिन एक जैसा कर देता है, इसे आप Ctrl + J शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप ने जो टेक्स्ट लिखा है, आप उसके मार्जिन को कम कर सकते हो, यदि हम आपको सीधा बताए तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करने से जो टेक्स्ट है, वह लेफ्ट की तरफ आना शुरू हो जाएगा।
इस ऑप्शन की मदद से आप ने जो टेक्स्ट लिखा है, आप उसके मार्जिन को बढ़ा सकते हो, यदि हम आपको सीधा बताए तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करने से जो टेक्स्ट है, वह राइट की तरफ जाना शुरू हो जाएगा।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्युमेंट्स की लाइंस के बीच के स्पेस को adjust कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को alphabet के हिसाब से adjust कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप किसी भी पैराग्राफ के बैकग्राउंड कलर को बदल सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने टेक्स्ट के आस पास बोर्डर बना सकते हो।
Styles में आपको अलग अलग स्टाइलस देखने को मिलते है, जिसे की हैडिंग, हैडिंग 2, हैडिंग 3, नो स्पेसिंग इत्यादि स्टाइलस आपको देखने को मिलते है, इनसे आप अपने डॉक्युमेंट्स में यह डिसाइड करते है कि कोनसी लाइन हैडिंग होगी और वह कोनसी हैडिंग होगी,
और कोनसे टेक्स्ट को आपको पैराग्राफ की फॉर्म में लिखना है, इस आपको अच्छे से समझाने को यदि हम कोशिश करे तो जो आप पैराग्राफ पढ़ रहे है, इसपर नॉर्मल स्टाइल लगा हुआ है
और जो आपने ऊपर इस आर्टिकल की हैडिंग पढ़ी है वह थी हैडिंग 1, उसी के साथ जो आपने ऊपर होम टैब की हैडिंग पढ़ी थी और नीचे जो निष्कर्ष की हैडिंग है, वह है हैडिंग 2
और होम टैब के नीचे ओर पॉइंट्स है जैसे कि क्लिपबोर्ड, स्टाइलस, पैराग्राफ इत्यादि इन पर हैडिंग 3 का प्रयोग हुआ है, इसके अलावा हमें ओर भी स्टाइलस देखने को मिलते है, जिसे हम अपनी जरूरत अनुसार प्रयोग कर सकते है,
इन स्टाइलस का प्रयोग करने से हमारा आर्टिकल यूजर को पढ़ने के लिए आसान हो जाता है या फिर आप जो डॉक्युमेंट लिख रहे है तो उसे समझना आसान हो जाता है, क्यूंकि हर प्वाइंट अच्छे से अरेंज हो जाता है।
यदि आप अपने डॉक्यूमेंट में किसी वर्ड को ढूँढना चाहते है या रिप्लेस करना चाहते है, तो इस सेक्शन के ऑप्शन की मदद से आप ऐसा कर सकते हो, इसमें हमें 3 ऑप्शन देखने को मिलते है।
यदि आप अपने डॉक्यूमेंट में किसी वर्ड को फाइन्ड करना चाहते है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप ऐसा कर सकते हो, इसे आप Ctrl + F शॉर्टकट की मदद से भी प्रयोग कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप किसी भी सेलेक्टेड वर्ड को या फिर फाइन्ड किए हुए वर्ड को किसी दूसरे वर्ड के साथ रिप्लेस कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट या फिर ऑब्जेक्ट्स को सिलेक्ट कर सकते हो।
Insert tab में हमें सबसे पहले Pages सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन के ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में कवर पेज, blank पेज, पेज ब्रेक इत्यादि add कर सकते है, इसमें हमे 3 ऑप्शन देखने को मिलते है -:
आप जैसे ही इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आपको बहुत सारे कवर पेजस के टेम्पलेट मिल जाएंगे, जिन्हे आप अपने डाक्यमेन्ट मे प्रयोग कर सकते है, कवर पेज से आप यह समझ सकते है की पहला पेज, जिसमे आप अपने डाक्यमेन्ट की हेडिंग और इस से संबधित कोई जानकारी लिख सकते है।
जैसे ही आप इस ऑप्शन को क्लिक करेंगे तो आप ने अपने डाक्यमेन्ट मे जहां कहीं भी पॉइन्टर होगा, उस जगह पर एक blank पेज यानि की खाली पेज आ जाएगा। पॉइन्टर से हमारा मतलब है उस छोटी सि काली लाइन से जो आपको किसी भी राइटिंग सॉफ्टवेयर मे मिल जाती है, जिस से आप को यह पता चलता है की जो आप टाइप कर रहे है वह कहाँ टाइप होगा।
पेज ब्रेक इस ऑप्शन पर जैसे ही आप क्लिक करेंगे तो जो आपका पॉइन्टर डाक्यमेन्ट मे होगा, वो जिस भी पेज पर होगा वह उस से अगले पेज पर चल जाएगा, आप शायद कन्फ्यूज़ हो गए होंगे, blank page ऑप्शन से उस जगह पर एक नया पूरा खाली पेज आ जाएगा, वहीं पेज ब्रेक से जिस पेज पर भी आप है आप उस से अगले पेज पर चले जाएंगे।
यदि आप अपने डाक्यमेन्ट मे टेबल add करना चाहते है तो तब आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इस सेक्शन मे हमे 1 ही ऑप्शन देखने को मिलता है -:
जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपको छोटे छोटे boxesदिखाई देंगे, जिस पर आप अपने माउस की मदद से drag कर के डाक्यमेन्ट मे टेबल बना सकते हो।
इसके अलावा इस ऑप्शन पर क्लिक करने से टेबल add करने के लिए 2 ऑप्शन ओर देखने को मिल जाते है, जैसे की insert टेबल जिस पर क्लिक करके आप सीधा ही details डाल सकते है की आपको कितनी rows और कितनी columns का टेबल चाहिए,
इसके अलावा एक draw टेबल का ऑप्शन मिलता है, जिसमे आप सीधा ही अपने टेबल को ड्रॉ कर सकते है, इसके अलावा आपको 1-2 ऑप्शनस और मिल जाते है, जिसकी मदद से आप Excel spreadsheet को भी add कर सकते है और आपको इसमे पहले से ही कुछ tables के टेम्पलेट मिल जाते है जो की quick table नाम के ऑप्शन मे होते है।
इस सेक्शन के ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में पिक्चर, क्लिप आर्ट, shapes, चार्ट्स इत्यादि add कर सकते हो, Illustrations सेक्शन के अंदर आपको 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
यदि आप अपने कंप्युटर या लैपटॉप से कोई इमेज अपने डाक्यमेन्ट मे add करना चाहते है तो इस ऑप्शन की मदद से आप कर सकते है, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो यह आपको आपके कंप्युटर की files दिखा देगा और आप वहाँ से कोई भी इमेज add कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप कोई ऐसे इमेज या क्लिप आर्ट अपने डाक्यमेन्ट मे add कर सकते हो जो आपके कंप्युटर मे है ही नहीं, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो राइट साइड मे एक बॉक्स आ जायगा जहां पर आपको सर्च का ऑप्शन मिल जाएगा, जहां पर आप अपनी जरूरत के हिसाब से सर्च कर सकते हो, यदि आप का कंप्युटर इंटरनेट से connectedहै तो आप को जायदा रिजल्ट्स देखने को मिलेंगे।
इस ऑप्शन पर क्लिक करने से आपको ढेर सारी shapes देखने को मिल जाएंगी, जिन्हे आप अपनी जरूरत के हिसाब से डाक्यमेन्ट मे add कर सकते है, सबसे पहले आपको एक shape चुननी है फिर उसके बाद आप जहां भी उस shape को बनाना चाहते है, वहाँ अपने माउस पर लेफ्ट क्लिक कर के बना सकते है।
इस ऑप्शन मे आपको अलग अलग तरह के ग्राफिक्स देखने को मिल जाते है, जिसमे आप अपना टेक्स्ट भी add कर सकते है, यह आप अपने डाक्यमेन्ट मे किसी चीज को अच्छे से समझाने के लिए प्रयोग कर सकते है।
चार्टस के बारे मे तो आप जानते है, इस ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद आपको ढेर सारे चार्ट देखने को मिल जाते है, जिनकी मदद से आप किसी तरह के data को यदि समझाना चाहते हो तो आप समझा सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से हम किसी इंटरनेट के पेज को अपने डॉक्यूमेंट के साथ लिंक कर सकते है, इसके आलावा भी इसमें हमें ओर भी ऑप्शन देखने को मिल जाते है, इस सेक्शन मे हमे 3 ऑप्शनस को देखने को मिलते है -:
यदि आप अपने डाक्यमेन्ट मे किसी और डाक्यमेन्ट को लिंक करना चाहते हो या फिर किसी इमेज को या फिर कोई email address या फिर आप इंटरनेट से किसी पेज या वेबसाईट का लिंक अपने डाक्यमेन्ट मे add करना चाहते हो तो इस ऑप्शन से आप ऐसा कर सकते हो।
जैसे हम कोई बुक पढ़ते है और हम उसे बीच मे छोड़ते है तो हम उस पेज पर एक बुकमार्क लगा लेते है ताकि बाद मे उसे वहीं से पढ़ सके, तो यह ऑप्शन भी कुछ ऐसा ही काम करता है, इस ऑप्शन से आप अपने डाक्यमेन्ट मे कई बुकमार्क लगा सकते हो और जब चाहो उन बुकमार्क्स का इस्तेमाल कर सकते हो।
>यदि आप डाक्यमेन्ट के पार्ट्स को आपस मे लिंक करना चाहते हो जैसे की आप कोई चार्ट या फिर कोई ग्राफिकस जो की आपके डाक्यमेन्ट मे अलग जगह पर है उसे लिंक करना चाहते है तो तब आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है।
>इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में हेडर और फूटर इत्यादि add कर सकते है, इसमे आपको 3 ऑप्शन देखने को मिलेंगे -:
हेडर वह होता है जो की डाक्यमेन्ट के ऊपर होता है, जिसमे डाक्यमेन्ट की थोड़ी बहुत डीटेल होती है, जैसे की बुक्स मे लिखा होता है, चैप्टर 1 इत्यादि, यह आप हेडर ऑप्शन से कर सकते हो।
शायद आप समझ ही गए होंगे फूटर मतलब जो डाक्यमेन्ट के नीचे आता है, जैसे की कुछ बुक्स मे हर पेज के नीचे यानि उसके फूटर मे राइटर या फिर publisher का नाम लिखा होता है तो कुछ वैसा ही आप अपने डाक्यमेन्ट मे कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डाक्यमेन्ट के पेजस को नंबर दे सकते हो की यह पहला पेज है और यह दूसरा पेज, इसी के साथ यह डिसाइड कर सकते हो की numbering पेज के ऊपर होनी चाहिए या फिर नीचे और इसके अलावा ओर कई एडवांस्ड फीचर आपको देखने को मिल जाते है।
जैसा इसका नाम है इसमें हमें टेक्स्ट से संबधित ऑप्शन देखने को मिल जाते है, इसमें हम एक टेक्स्ट बॉक्स बना सकते है, जिसे हम एक ऑब्जेक्ट के तरह प्रयोग कर सकते है , इसके आलावा हमें इसमें ओर भी ऑप्शन देखने के लिए मिल जाते है, इसमे हमे 7 ऑप्शन देखने को मिल जाते है-:
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डाक्यमेन्ट के बीच मे एक बॉक्स add कर सकते हो, जिसमे आप कोई भी टेक्स्ट लिख सकते हो, आपको इसमे बॉक्स को एडिट करने के लिए भी बहुत सारे ऑप्शन देखने को मिल जाते है।
बहुत बार ऐसा होता है की आप कोई डाक्यमेन्ट बना रहे है तो उसमे कुछ टेक्स्ट या content ऐसा होता है जो की आपको बार बार प्रयोग करना होता है, तो बजाय उसको बार बार टाइप करने के आप उसको इसमे add कर सकते है और उसको आराम से प्रयोग कर सकते है।
जैसा की इसके नाम से भी अंदाजा लग ही रहा होगा, यदि आप अपने डाक्यमेन्ट के बीच मे कोई attractive और जो अलग दिखे कुछ ऐसा किसी टेक्स्ट को बनाना चाहते है तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इसमे आपको टेक्स्ट के लिए बहुत सारे effects देखने को मिल जाते है।
इसका प्रयोग डाक्यमेन्ट को अच्छा दिखाने के लिए किया जाता है, इसके प्रयोग से आप लाइन के पहले अक्षर को बड़ा कर सकते हो, जिसका साइज़ लगभग 2 या 3 lines का होता है और जो देखने मे काफी अच्छा लगता है।
इसका प्रयोग डाक्यमेन्ट मे signature को ऐड करने के लिए किया जाता है, इसकी मदद से आप डाक्यमेन्ट मे एक signature बॉक्स बना सकते हो, जिसमे आप उस व्यक्ति का नाम ओर थोड़ी बहुत डिटेल्स लिख सकते हो।
इसका प्रयोग डाक्यमेन्ट मे डेट और टाइम को add करने के लिए किया जाता है, इसमे आपको इसी से संबधित काफी ऑप्शनस भी मिल जाते है।
इसकी मदद से आप किसी दूसरे प्रोग्राम मे बने object को अपने Ms Word डाक्यमेन्ट मे add कर सकते हो।
कुछ चीज़े ऐसी होती है, जिसे हम अपने डॉक्यूमेंट में add करना चाहते है, लेकिन वह कीबोर्ड से टाइप नहीं हो सकती, ऐसे में आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इसमे हमे 2 ऑप्शन देखने को मिल जाते है -:
हमारे पास बहुत सारी mathematics equation होती है जिन्हे टाइप करना संभव नहीं होता, तो आप इस ऑप्शन से डाक्यमेन्ट मे equation add कर सकते हो और इसके अंदर आपको हर एक equation के लिए इतने सारे ऑप्शन मिलते है की आप आराम से अपनी equation लिख सकते हो।
इस ऑप्शन मे आपको अलग अलग सिंबल्स मिल जाते है, जिन्हे आप अपनी जरूरत के हिसाब से अपने डाक्यमेन्ट मे add कर सकते हो।
इस भाग में केवल आपको एक ही ऑप्शन मिलता है जो की मिटाने का कार्य करता है | इसका उपयोग तो कोई भी केवल इसके नाम से जान सकता है एवं यह एक बहुत ही आसन और मजेदार कमांड है |
1. आप draw menu से कुछ भी पेज पर बनाकर आप eraser पर क्लिक करें |
2. अब आप कोई भी drawing पर cursor से क्लिक करेंगे तो आपका वह drawing डिलीट यानी की मिट जाएगा |
इस भाग में आपको 8 कमांड मिलते हैं जो की word के पेज पर drawing बनाने का कार्य करते हैं , इन्ही बनायीं गयी drawing को आप ऊपर बताये गए eraser कमांड के द्वारा मिटा सकते हैं |
1. सबसे पहले आप कोई भी पेन या हाइलाइटर पर क्लिक करें |
2. इसमें आप देखेंगे की एक arrow का निशान बनाया हुआ होगा , उस पर क्लिक कर आप उस पेन या हाइलाइटर के मोटाई और रंग को बदल सकते हैं |
3. अब आप पेज पर cursor से खिचेंगे तो वह स्केच आपके पेज पर बनता जाएगा |
इस भाग में आपको दो ऑप्शन मिलते हैं जो की ink से संबंधित होते हैं , इनके द्वारा आपको word में बहुत ज्यादा मदद मिलती है आइये जानते हैं कैसे ----
1. सबसे पहले आप कोई भी पेन चुन ले यानी की सेलेक्ट कर ले |
2. अब ink to shape पर क्लिक करें , इससे यह सेलेक्ट हो जायेगा |
3. अब आप पेज पर थोडा बिगड़ा रूप से वृत्त बनाये , तो आप देखिएगा की यह उसे आटोमेटिक उसी आकार में सही ढंग से कर देगा |
1. सबसे पहले आप ink to math पर क्लिक करे |
2. क्लिक करते ही एक box खुल जाएगा , उसमें आप अपने cursor से कोई भी फार्मूला लिखे |
3. इसके बाद insert पर क्लिक करे |
इस भाग में आपको केवल एक ऑप्शन मिलता है जिसके द्वारा आप word के पेज पर कुछ डिज़ाइनर तरीके से drawing कर सकते हैं |
1. सबसे पहले आप drawing canvas पर क्लिक करें |
2. इतना करते ही पेज पर एक सेलेक्ट area आ जाता है |
3. अब आप कोई भी पेन चुनकर आप drawing को खीचते हुए बनाये यानी की आपका drawing उस area के अन्दर और बाहर दोनों होना चाहिए |
अब आप देखेंगे की आपका सिर्फ वही drawing पेज पर दिखेगा , जो उस area के अन्दर था | इस तरह आप इसका इस्तेमाल एक अच्छा drawing बनाने में कर सकते हैं |
इस भाग में कुल आपको 6 ऑप्शन मिलता है | इन सभी के द्वारा आप पेज पर text और पेज के style को बदलने का कार्य किया जाता है |
इस भाग में कुल आपको 3 ऑप्शन मिलता है | इसमें उपस्थित सभी tool का उपयोग कर पेज को सुन्दर बनाने का काम किया जाता है |
इस ऑप्शन मे आपको बहुत सारी थीम्स देखने को मिल जाती है, जिन्हे आप अपने डाक्यमेन्ट मे इस्तेमाल कर सकते है, यदि आपने एक साधारण सा डाक्यमेन्ट बनाया है, तो शायद आपको इस ऑप्शन का फर्क न समझ आए, लेकिन यदि आपने बहुत सारी हेडिंगस का प्रयोग किया है तो आप इस ऑप्शन का प्रयोग समझ पाओगे।
यह थीम्स के साथ ही प्रयोग किया जाता है, यदि आपने किसी थीम को अप्लाइ किया है और आपको उस थीम के सिर्फ colorsपसंद नहीं आ रहे है तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इसमे आपको बहुत सारे colors के डिफ़ॉल्ट ऑप्शनस मिल जाएंगे।
यदि आपको किसी थीम का फॉन्ट पसंद नहीं आ रहा तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर के उस थीम के सिर्फ फॉन्ट को चेंज कर सकते हो, इसके अंदर भी आपको बहुत सारे फ़ॉन्ट्स मिल जाएंगे और आप उसमें से अपने मनपसंद फॉन्ट को इस्तेमाल कर सकते हो।
इसमें आपको थीम से ही संबधित बहुत सारे effects देखने को मिल जाएंगे जिन्हे आप अपने हिसाब से इस्तेमाल कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप पेज के मार्जिन को डिसाइड कर सकते हो की वह कितना होना चाहिए, मार्जिन का मतलब उस स्पेस से जो की पेज के दोनों साइड होता है मतलब की जब आप MS वर्ड मे लिखेंगे तो आपका लिखा शब्द बिल्कुल पेज के एक साइड से नहीं आएगा, बल्कि उस से पहले थोड़ी सी जगह होगी, इसी तरह जब वह लाइन खत्म होगी तो भी वह बिल्कुल पेज के दूसरी साइड खत्म नहीं होगी, वहाँ भी थोड़ी सी जगह होगी, इसे ही मार्जिन कहते है, यदि अभी भी आपको समझ नहीं आया तो आप इस ऑप्शन के एक बार इस्तेमाल करे आप इसे समझ जाएंगे।
Orientation से आप यह तय कर सकते है की आपका पेज Portrait मे होगा या फिर Landscape मे, Portrait मे पेज की लंबाई जायदा होती है और चोड़ाई कम, वहीं landscape मे इससे उल्टा होता है यानि की चोड़ाई जायदा और लंबाई कम।
इसके अंदर आपको पेज के पहले से ही डिफ़ॉल्ट साइज़ मिल जाएंगे, जिनका इस्तेमाल आपको तब जरूर करना चाहिए, जब आप अपने डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट करना चाहते हो, तब आप जिस पेज पर अपना डॉक्यूमेंट प्रिन्ट करना चाहते हो, उसी हिसाब से आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज को साइज़ को adjust करें, इस से आपका पेज अच्छे से प्रिन्ट होगा, वैसे अधिकतर हम इन डॉक्युमेंट्स को A4 पेज पर प्रिन्ट करते है।
Columns का मतलब तो आप जानते ही होंगे, इस ऑप्शन की मदद से आप अपने लिखे हुए content को लाइनस मे कर सकते हो, यानि की एक ही पेज के content को एक ही पेज पर दिखाया जाएगा लेकिन लाइनस मे, मतलब कुछ content एक लाइन मे और बाकी दूसरी लाइन मे या फिर जितनी लाइनस वाला ऑप्शन आपने क्लिक किया है।
इस ऑप्शन से आप यह तय कर सकते हो की आपका पेज कहाँ खत्म होगा और दूसरा पेज कहाँ से शुरू होगा, इसी तरह से आप एक ही पेज पर सेक्शन ब्रेक भी लगा सकते है और ऐसे ही ओर ऑप्शन भी आपको इसमे देखने को मिलते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप उस हर एक लाइन को जो भी आपने डॉक्यूमेंट मे लिखी है, उसे नंबर दे सकती है, यानि की जितनी भी लाइनस आपने लिखी हुई है, उनके सामने गिनती लिखी आ जाएगी, इस से संबधित आपको कुछ ऑप्शन ओर भी देखने को मिल जाते है।
इस ऑप्शन का आप इस तरीके से समझ पाओगे, जब हम किसी पेपर पर इंग्लिश मे कुछ लिख रहे होते है और कोई लंबा सा शब्द आ जाता है और वह उस पेज पर उस लाइन मे नहीं आ पाता, तो हम जीतने अक्षर उस शब्द के उस लाइन मे लिख पाते है, वह तो लिख देते है और बाकी बचे अक्षरों को एक dash (-) लगा के उस से नीचे वाली लाइन मे लिख देते है, जो वह dash (-) होता है, उसे कहते है Hyphenation और इस ऑप्शन का भी इसी तरह का काम होता है, यह ऑप्शन भी यदि कोई शब्द लाइन मे पूरा न आ रहा हो तो उसमे एक Hyphen लगा कर उसे अगली लाइन मे लिख देता है।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट के पीछे कोई और टेक्स्ट या लोगों लगा सकते है, यानि की वह टेक्स्ट या logoपेज पर होगा और उसके ऊपर आपके डॉक्यूमेंट का content होगा, यह एक तरीके का साइन होता है की वह डॉक्यूमेंट originally किसका है, ताकि कोई उसे चुरा न सके।
इसका प्रयोग तो आप समझ ही गए होंगे, इसकी मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज के रंग को चेंज कर सकते हो।
इसकी मदद से आप अपने पेज के चारों तरफ बोर्डर बना सकते हो, यानि की पेज के चारों तरफ लाइनस बना सकते हो, इसमे भी आपको थोड़े effects देखने को मिल जाते है जिन्हे आप अपने हिसाब से चुन सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप किसी भी लाइन के मार्जिन को कम या जायदा कर सकते हो, मार्जिन हमने आपको ऊपर बताया था की यह क्या होता है।
इसकी मदद से आप पैराग्राफ के बीच की spacing को कम या जायदा कर सकते हो, इसमे आपको 2 ऑप्शन मिलते है, before और after, before मे जहां पर आपका पॉइन्टर है, उस से ऊपर वाले परग्राफ कि spacing को adjust कर सकते हो और after मे उस से नीचे वाली।
यह ऑप्शन आपको शायद ऑन न मिले, क्यूंकी इन ऑप्शन का प्रयोग किसी shape या arts या picture को adjust करने के लिए किया जाता है, तो उन्हे प्रयोग करने के लिए आपके डॉक्यूमेंट मे ऐसा कोई ऑब्जेक्ट होना चाहिए, इसमें हमे 7 ऑप्शनस देखने को मिलते है-:
इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट की पज़िशन को तय कर सकते हो की वह पेज पर किस जगह होनी चाहिए, इसमे हमे बहुत सारे ऑप्शन देखने को मिल जाते है।
यदि आपके डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे objects एक ही जगह पर है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप किसी ऑब्जेक्ट को दूसरे ऑब्जेक्ट से ऊपर लेकर आ सकते हो या फिर कोई ऑब्जेक्ट टेक्स्ट के पीछे है तो उसे टेक्स्ट से आगे लेकर आ सकते है।
इस ऑप्शन का काम Bring to Front ऑप्शन से बिल्कुल अलग है, इसकी मदद से आप किसी ऑब्जेक्ट को दूसरे ऑब्जेक्ट या फिर टेक्स्ट के पीछे भेज सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट को टेक्स्ट के साथ ओर बेहतर तरीके से arrange कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट को align कर सकते हो की ऑब्जेक्ट को top पर रखना है या फिर bottom और या फिर left, right और या फिर उसे center मे रखना है।
यदि आपके डॉक्यूमेंट मे एक से जायदा ऑब्जेक्ट्स है, तो आप उन्हे सिलेक्ट करके उनका एक ग्रुप बना सकते है, जिसे उन्हे move करना और यदि उनमे कोई और चेंज करना है तो वह करना आसान हो जाता है।
इस ऑप्शन की मदद से आप ऑब्जेक्ट को rotate कर सकते हो और या फिर उसे flip कर सकते हो।
MS Word References Tab में जो हमें पहला सेक्शन मिलता है वह है Table of Contents, इस सेक्शन मे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है, इन ऑप्शनस की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में टेबल ऑफ कंटेन्ट add कर सकते है, इसमें बाकी ऑप्शनस भी टेबल ऑफ कंटेन्ट से संबधित ही होते है।
जैसे लगभग हर बुक के शुरू के पेज पर उस बुक के contents को लिखा होता है, जैसे की इस बुक मे कितने chapters है, उनका नाम क्या है इत्यादि, तो इसी तरीके से आप अपने डॉक्यूमेंट मे Table of Content डाल सकते हो,
यह टेबल आपकी headings के हिसाब से बनता है, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आप Table of Contents के कुछ ऑप्शन मिल जाएंगे और जैसे ही आप किसी ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आपके डॉक्युमेंट्स की headings के हिसाब से एक टेबल बन कर आ जाएगा।
इसी के साथ जब आप के पास table of content आ जाएगा तो आप उस टेबल मे किसी भी हेडिंग पर Ctrl + Left Click कर के उस हेडिंग वाले पेज पर सीधा पहुँच सकते है।
यदि आपने जो टेबल ऑफ content बनाया है, उसमे कोई हेडिंग add नहीं हुई, तो आप इस ऑप्शन के इस्तेमाल कर के उसे अपने टेबल मे add कर सकते हो, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करोगे तो आपको Level 1, Level 2 और Level 3 जैसे ऑप्शन मिलेंगे,
जिन पर क्लिक कर के आप अपनी हेडिंग को टेबल मे add कर सकते हो, यह Level असल मे home tab की हेडिंगस की तरह ही काम करती है, Level 1 मतलब हेडिंग 1, Level 2 मतलब हेडिंग 2 और Level 3 मतलब हेडिंग 3।
यदि आपने डॉक्यूमेंट मे कोई नई हेडिंग डाली है या फिर कोई हेडिंग हटा दी है या फिर आपने Add text ऑप्शन का प्रयोग कर के किसी हेडिंग को add किया है, तब भी आपके टेबल ऑफ contents मे कोई चेंज नहीं होगा, यदि आप उसमे भी चेंजेस करना चाहते है तो उसके लिए आपको डॉक्यूमेंट मे चेंजेस करने के बाद अपडेट टेबल ऑप्शन को प्रयोग करना होगा।
इस से आगे हमें Footnotes सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन मे हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है, जैसा की इसके नाम से ही आप जान सकते है, इस सेक्शन के ऑप्शनस की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में Footnote add के सकते है और इसी से संबधित ओर फीचर्स हमें इसमें देखने को मिल जाते है।
Footnote का प्रयोग अपने डॉक्यूमेंट मे किसी चीज के बारे मे समझाने के लिए किया जाता है, यदि आपके डॉक्यूमेंट के पेज मे आपने किसी ऐसी बात या किसी ऐसे शब्द का प्रयोग किया है, जिसे आप समझते है की यह पढ़ने वाले को समझने मे मुश्किल होगी तो
आप footnote का प्रयोग कर के पेज के नीचे एक कमेन्ट की तरह उस शब्द या बात या फिर वह कुछ भी है उसे समझा सकते है, इसके लिए बस आपको वहाँ क्लिक करना है जहां पर वह जिसके बारे मे आप समझाना चाहते है और फिर आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल करे,
और फिर आप अपने आप ही पेज के नीचे आ जाएंगे और वहाँ एक footnote आ जाएगा, जहां आप उस चीज के बारे मे लिख सकते है और जहां पर आपने पहले क्लिक किया था, वहाँ पर छोटा सा 1 आ जाएगा, जिस पर यदि आप माउस लेकर जाओगे तो आपको आपका footnote दिखेगा।
Endnote का काम भी footnote जैसा ही है, लेकिन इनमे बस यह फर्क है की footnote डॉक्यूमेंट के पेज के नीचे आता है, वहीं endnote डॉक्यूमेंट के सबसे आखिर मे आता है, बाकी इस का प्रयोग कर के भी आप किसी शब्द या बात को explain कर सकते है।
यदि आपने अपने डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे footnote और endnote add कर दिए है तो इस ऑप्शन की मदद से आप एक footnote से दूसरे footnote या एक endnote से दूसरे endnote पर जा सकते हो, वो भी केवल क्लिक करने से, तो यह ऑप्शन आपके बहुत काम आ सकते है।
इस ऑप्शन का बस इतना काम है की जैसे ही आप इस पर क्लिक करोगे तो जहां भी आपने अपने footnotes को इक्स्प्लैन किया है, यानि की पेज के नीचे, यह आपको सीधा उसी के पास लेकर चला जाएगा।
Footnotes से आगे हमें Citations & Bibliography सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन मे हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है, यदि आपने अपने डॉक्यूमेंट में कुछ कंटेन्ट किसी ओर जगह से लिया हुआ है तो आप इस सेक्शन के ऑप्शनस का इस्तेमाल कर के उनको क्रेडिट दे सकते है।
यदि आपने आपके डॉक्यूमेंट मे जो content लिया है, वह आपका स्वयं का नहीं है बल्कि आपने किसी बुक या किसी वेबसाईट इत्यादि से लिया है तो आप अपने उस content के लिए citations add कर सकते हो, यानि की आप अपने डॉक्यूमेंट मे बात सकते हो की आपने यह लाइन या पैराग्राफ या सेक्शन कहाँ से लिया है।
यहाँ पर आप उन सब sources की लिस्ट को मैनेज कर सकते हो, जिन जिन sources से आपने content को लिया है।
यहाँ पर हमें bibliography से संबधित styles देखने को मिल जाएंगे, इस मे आपको बहुत ऑप्शन देखने को मिल जाते है, जिस से आप bibliography का एक अच्छा सा स्टाइल चुन सकते है।
इस ऑप्शन से आप अपने डॉक्यूमेंट के अंत मे Bibliography add कर सकते हो, Bibliography से मतलब है की आप के डॉक्यूमेंट के अंत मे हम उन सब sources के नाम को एक साथ लिख देते है, जिन जिन sources का citation हम अपने डॉक्यूमेंट मे add कर सकते है।
उस से आगे हमें Captions सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन मे हमें 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है, जैसे ही शायद आपने आपकी math या science की book में कभी यह देखा होगा की, उसमें images के नीचे figure 1, figure 2 ऐसे नाम दिए होते है
इस ऑप्शन की मदद से आप भी ऐसा ही कर सकते हो, इसमें आप ऐसे ही images, tables या कुछ ओर उनके नीचे कैप्शन दे सकते हो।
आपने आपकी बुक्स मे देखा होगा की कैसे images और tables के नीचे caption लिखा होता है जैसे की Figure 1 या Table 1 इत्यादि, तो आप इस ऑप्शन की मदद से वैसा ही कर सकते है, इसकी मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट मे जो भी images है, Tables है या equations है या फिर कुछ ओर तो आप उन सभी के नीचे कैप्शन डाल सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आपने अपने डॉक्यूमेंट मे जितनी भी images या tables या कोई और content जिस पर भी आपने caption add किए है, उन सबका एक table बना सकते हो और आप उस टेबल मे Ctrl + लेफ्ट क्लिक का प्रयोग कर के सीधा किसी भी figure या टेबल तक जा सकते हो।
जैसा Table of Contents मे हम अपने टेबल को अपडेट करते है, उसी तरह यदि हमने Table of figures बनाने के बाद अपने डॉक्यूमेंट मे कोई नई figure add की है तो वह तब तक हमारे टेबल मे show नहीं होगी, जब तक हम update टेबल को क्लिक नहीं करेंगे।
Cross–reference ऑप्शन की मदद से आप अपनी figure के साथ आप डॉक्यूमेंट की किसी दूसरे सेक्शन को लिंक कर सकते हो।
उस से आगे हमें index ऑप्शन देखने को मिल जाता है, इस सेक्शन मे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है, इस सेक्शन के ऑप्शनस को आप अच्छे से समझे ओर tryकर के भी जरूर देखे, वरना इसमें आप कन्फ्यूज़ हो सकते हो।
जब भी हम कोई डॉक्यूमेंट बनाते है तो उसमे ऐसे बहुत से शब्द होती है, जिनका मतलब एक होता है या फिर वह एक दूसरे से संबधित होते है, तो इस ऑप्शन से आप उन सब शब्दों की एक entry कर के उनकी एक लिस्ट बना सकते है।
Note: जब आप अपने डॉक्यूमेंट मे entry बनाएंगे तो आपके पूरे डॉक्यूमेंट में अजीब से symbol आ जाएंगे, जिसे आप Ctrl + * या फिर Ctrl + Shift + 8 शॉर्टकट की मदद से हटा सकते है।
जब आप अपनी सारी entries कर लेंगे फिर आप जहां भी इस लिस्ट को insert करना चाहते है, वहाँ जा कर आप insert index ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो वहाँ पर आपकी entries की लिस्ट आ जाएगी।।
Index insert करने के बाद यदि आप किसी और entry को add करते हो और अब उसको अपनी लिस्ट मे add करना चाहते हो तो उसके लिए आप बस अपनी लिस्ट पर क्लिक करके update index पर क्लिक कर दीजिए और इस से आपकी सारी नई entries add हो जाएंगी।
इस से आगे हमें ऑप्शन मिलता है Table of Authorities, इस सेक्शन मे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है, इन ऑप्शनस का इस्तेमाल legal डॉक्युमेंट्स में references देने के लिए किया जाता है।
इन ऑप्शनस का इस्तेमाल legal mattersमे किया जाता है, इसकी मदद से हम legal डॉक्युमेंट्स मे references देते है, इस ऑप्शन की मदद से हम जो entries करना चाहते है, उनको mark कर सकते है।
जब आप अपनी सारी entries कर लेंगे फिर आप जहां भी इस लिस्ट को insert करना चाहते है, वहाँ जा कर आप insert index ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो वहाँ पर आपकी entries की लिस्ट आ जाएगी।।
इस ऑप्शन की मदद से हमने mark citation की मदद से जितनी भी entriesकी है, उन सबको एक table जिसे table of authorities बोला जाता है की form मे ला सकते है, यानि की उनका टेबल बना सकते है।
हमने जो table of authorities बनाया है, यदि हम उस टेबल के data मे कोई चेंज करते है तो इस ऑप्शन की मदद से हम उस चेंजेस को अपने टेबल मे भी चेंज कर सकते है यानि की हम अपने टेबल को अपडेट कर सकते है।
इसमे हमें 2 ऑप्शन देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन का इस्तेमाल envelop बनाने के लिए किया जाता है, जैसे जब हमारे पास कोई भी mail आता है, तो सबसे पहले एक envelop होता है, जिस पर आपका address और भेजने वाले का address होता है, उसी तरह से आप इसमे envelop बना सकते है, जिसे आप बाद मे प्रिन्ट कर सकते है।
जब हमे कोई एक या 2 envelop बनाने हो तो हम envelop ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, लेकिन यदि हमे बहुत सारे लोगों को mail भेजने होते है, तो सबके लिए envelop बनाना मुश्किल होता है, ऐसे मे labels इस्तेमाल मे आता है,
लबेलस की मदद से हम एक ही पेज पर बहुत सारे addresses को प्रिन्ट कर लिए जाता है, जिन्हे बाद मे काट-काट कर envelops पर चिपकाया जाता है और mails भेजी जाती है।
इसमे हमें 3 ऑप्शन देखने को मिलते है -:
यदि आपके पास कोई ऐसा letter है या envelop है या और भी ऑप्शन इसमे दिए होते है और आप उन्हे बहुत सारे लोगों को एक साथ भेजना चाहते है तो तब यह ऑप्शन काम मे आता है, लेकिन इस ऑप्शन को इस्तेमाल करने के लिए आप को mailing tab के दूसरे ऑप्शनस को भी अच्छे से समझने होगा, तभी आप इसका इस्तेमाल अच्छे से कर पाएंगे।
इस ऑप्शन की मदद से आप उन लोगों की list बनाते है, जिन्हे आप वह letter या कुछ ओर भेजना चाहते है, जो आप ने इससे पीछे वाले ऑप्शन mail merge बनाया था।
इस ऑप्शन की मदद से आप ने जो लिस्ट पिछले ऑप्शन की मदद से बनाई थी, उस लिस्ट को आप edit कर सकते हो। आप उसमे कोई नई entry कर सकते हो या फिर remove कर सकते हो।
इसमे हमें 7 ऑप्शन देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन को समझने से पहले यह जान लीजिए की यह mail merge कैसे काम करता है, हम कैसे एक ही letter या कोई और चीज इतने लोगों को भेजते है, उदाहरण के लिए हमारे पास कोई birthday invitation का लेटर है और हमे उसे कई लोगों को भेजना है,
तो उसमे हमे सिर्फ जिसको हम वह letter भेज रहे है सिर्फ उसका नाम डालना है तो ऐसे मे हम उस नाम की जगह एक name field इन्सर्ट कर देते है, इसके बारे मे आगे के ऑप्शनस मे आपको पता चलेगा,
उस field का यह फायदा होगा की हमे बहुत सारे नाम बार टाइप नहीं करने पड़ेंगे, हम सिर्फ अपनी लिस्ट को Mail merge वाले ऑप्शनस की मदद से डाल देंगे और हमे उस लिस्ट के हिसाब से letters मिल जाएंगे।
तो इसी तरह हम और fields भी add कर सकते है, जैसे की address के लिए और भी fields के लिए तो यह highlight ऑप्शनस उन सब fields को highlight कर देता है।
इस ऑप्शन की मदद से आप एक address block को add कर सकते है, मतलब की उस ब्लॉक की जगह आपकी लिस्ट मे जो भी recipients है, उनका address दिखाई देगा।
इस ऑप्शन की मदद से आप एक greeting लाइन add कर सकते है, जैसे की dear और फिर आपकी लिस्ट के हिसाब से व्यक्ति का नाम, आप चाहे तो खुद से भी कोई लाइन टाइप कर सकते है।
इस ऑप्शन मे भी आपको अलग अलग fields मिल जाते है, लेकिन इसमे आपको बहुत सारे fields देखने को मिलते है जैसे की first name, last name, company name इत्यादि, जो की आप अपनी जरूरत के हिसाब से add कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप mail merge मे कुछ decision making rules को add कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपनी लिस्ट के data fields के साथ लेटर के fields को match कर सकते हो और पता कर सकते हो की इसमे क्या क्या कमी है।
यह ऑप्शन तब ही काम करता है, जब आपने labels बनाए हो और फिर यदि आप labels मे कोई चेंज करते हो तो इस ऑप्शन की मदद से update कर सकते हो।
जब हम letter मे किसी field को add करते है तो हमे उस field का नाम देखने को मिलता है, जैसे की address के लिए लिखा आता है address block और ऐसे ही दूसरे fields मे भी होता है और अब यदि आप देखना चाहते हो की
जब इसमे list के हिसाब से data आएगा तो letter कैसा लगेगा तो इसे देखने के लिए आप preview result ऑप्शन का प्रयोग कर सकते हो।
इसमे हमें 3 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन की मदद से आप अपनी लिस्ट मे किसी भी recipient को सर्च कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप यह check कर सकते हो की mail merge के अंदर कोई error तो नहीं है, इस ऑप्शन के अंदर भी हमे 3 ऑप्शन मिलते है, जिनकी मदद से हम error को check कर सकते है।
इसमे हमें 1 ऑप्शन देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही हमे drop down मेनू मे 3 ऑप्शनस देखने को मिल जाते है, पहला ऑप्शन edit individual document इस ऑप्शन की मदद से आप इतने सारे डॉक्युमेंट्स मे से किसी को भी अलग से edit कर सकते हो,
दूसरा ऑप्शन है Print डॉक्यूमेंटस, जैसा की इसके नाम से ही पता चल रहा है, इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्युमेंट्स को प्रिन्ट कर सकते है,
तीसरा ऑप्शन send email messages इस ऑप्शन की मदद से आप इन डॉक्युमेंट्स को email कर सकते हो।
MS Word Review Tab मे हमे 6 सेक्शनस देखने को मिलते है -:
Review Tab में सबसे पहले हमें Proofing सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन में हमें 7 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, इन ऑप्शन्स की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग mistakes को चेक कर सकते है, उसी के साथ हम अपने डॉक्यूमेंट में words को ट्रांसलेट भी कर सकते है, उसी के साथ हम किसी word पर रिसर्च भी कर सकते है, इसके अलावा भी हमें thesaurus और word count जैसे ओर ऑप्शन्स भी इसमें देखने के लिए मिल जाते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग और grammar mistakes को ठीक कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट मे किसी शब्द के ऊपर research कर सकते हो, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे आपको राइट साइड मे एक sidebar देखने के लिए मिलेगा, जिसमे आप किसी भी शब्द को सर्च कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप किसी शब्द का synonyms यानि की उस शब्द जैसा मतलब रखने वाला कोई दूसरा शब्द या फिर आप कोई antonyms यानि की उस शब्द से उल्टा अर्थ रखने वाला शब्द ढूंढ सकते हो।
इसका अर्थ आप समझ ही गए होंगे इस ऑप्शन की मदद से आप किसी शब्द को Translate कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की आप शब्दों को किस भाषा मे translate करना चाहते हो और फिर यहाँ से कोई भाषा सिलेक्ट कर के जैसे ही आप अपना माउस कर्सर डॉक्यूमेंट मे किसी भी शब्द पर लेकर जाओगे तो आपको उसका translation दिखाया जाएगा।
इस ऑप्शन की मदद से आप वो भाषा सिलेक्ट करते हो, जिस भाषा की spelling और grammar mistakes आप शुरू वाले ऑप्शनस से चेक करना चाहते हो।
इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही आप को यह बात दिया जाता है की आप डॉक्यूमेंट मे कितने words है, कितने पैराग्राफ है, कितनी लाइनस है, कितने pages है, साथ मे डॉक्युमेंट मे कितने characters है जिसमे आपको space और बिना space के अलग अलग नंबर दिखाए जाएंगे।
Proofing सेक्शन के बाद हमें इस tab में comments का सेक्शन देखने को मिल जाता है, इसमें हमें 4 ऑप्शन्स देखने को मिल जाते है, इन ऑप्शन्स की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट में कमेंट्स को add कर सकते है, उन्हें डिलीट भी कर सकते है और यदि आपके डॉक्यूमेंट में एक से अधिक कमेंट्स है तो आप next और previous ऑप्शन्स का इस्तेमाल कर के एक से दूसरे कमेंट पर जा सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप डॉक्यूमेंट मे किसी शब्द के साथ किसी कमेन्ट को जोड़ सकते हो, यदि आप किसी शब्द के बारे मे कोई जानकारी देना चाहते हो तो आप उस शब्द के साथ किसी comment को जोड़ सकते हो।
यदि आप किसी कमेन्ट को डिलीट करना चाहते हो तो आप उस कमेन्ट पर जाकर डिलीट ऑप्शन का प्रयोग कर सकते हो।
आप इस ऑप्शन की मदद से जिस भी कमेन्ट पर आप है उस पीछे वाले कमेन्ट पर जा सकते है, यदि आपके डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे कमेन्ट है तो यह ऑप्शन आपकी बहुत मदद करेगा।
इस ऑप्शन की मदद से आप आगे वाले कमेन्ट पर जा सकते हो, यदि डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे कमेन्ट है तो यह ऑप्शन भी आपकी बहुत मदद करेगा।
कमेंट्स के बाद हमें इस tab में Tracking का ऑप्शन देखने को मिलता है, इसमें हमें 5 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, इन ऑप्शन्स की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट्स में हुए changes को ट्रैक कर सकते हो, यह बहुत महत्वपूर्ण सेक्शन है तो इसके ऑप्शन्स को ध्यान से समझे।
यदि आप इस ऑप्शन को ऑन करते है तो उसके बाद आप या कोई ओर डॉक्यूमेंट मे कोई भी changes करता है तो आप देख पाएंगे की क्या क्या चेंजेस हुए है।
इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की जो चेंजेस आप track कर रहे हो वह कहाँ दिखने चाहिए, मतलब की वह कमेंट्स की form में दिखने चाहिए या फिर जहां पर चेंजेस हुए है, उसी जगह पर यह भी आप खुद सिलेक्ट कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की जो भी चेंजेस डॉक्यूमेंट मे हुए है उन्हे किस तरह से देखना है, इसमे एक Final का ऑप्शन होता है, जिसे यदि आप ऑन कर दे, तो चेंजेस करने वाले को यह पता नहीं चलता की डॉक्यूमेंट मे track ऑप्शन का इस्तेमाल हो रहा है, इतना वह खुद Review Tab मे जाकर न देखे।
इस ऑप्शन की मदद से आप यह तय कर सकते हो की आप को किस तरह के चेंजेस को track करना है, जैसे की कमेंट्स मे चेंजेस को track करना है या फिर यदि टेक्स्ट की formatting मे हुए चेंजेस को track करना है या फिर आपको सब चेंजेस को track करना है तो वो आप यहाँ से सिलेक्ट कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप डॉक्यूमेंट मे हुए चेंजेस को एक अलग pane में या फिर आप कह सकते हो की अलग से sidebar मे देख सकते हो, आप यह भी तय कर सकते हो की वह bar vertical होनी चाहिए या फिर Horizontal।
इसके बाद हमें Changes सेक्शन मिलता है, इसमें हमें 4 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, यदि आपने Track Changes को ऑन किया था तो आप इस सेक्शन के ऑप्शन्स की मदद से उन सब ऑप्शन्स को एक्सेप्ट या रिजेक्ट कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से यदि आपको कोई चेंज सही लग रहा है तो आप उस चेंज को Accept कर सकते हो।
इस ऑप्शन की मदद से आप डॉक्यूमेंट मे किसी भी चेंज को reject कर सकते हो।
यदि आपके डॉक्यूमेंट मे बहुत सारे चेंजेस हुए है तो इस ऑप्शन की मदद से आपने जिस भी चेंज पर क्लिक कर रखा है आप उस से पीछे वाले चेंज पर चले जाएंगे।
इस ऑप्शन की मदद से आप सेलेक्टेड चेंज से आगे वाले चेंज पर बढ़ते रहते है।
इसके बाद हमें Compare सेक्शन देखने को मिलता है, इस सेक्शन में हमें केवल 2 ऑप्शन्स देखने को मिलते है, इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट को किसी दूसरे डॉक्यूमेंट के साथ कंपेयर कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप 2 डॉक्युमेंट्स को आपस मे compare कर सकते हो, जैसे की यदि आप किसी डॉक्यूमेंट को देख कर अपना डॉक्यूमेंट बना रहे हो तो आप यह देख सकते हो की आपने क्या क्या गलती की है, साथ ही इसकी dropdown मेनू मे combine का ऑप्शन भी मिलता है, जिससे आप 2 डॉक्युमेंट्स को कम्बाइन भी कर सकते हो।
जब आप compare ऑप्शन का प्रयोग करते हो, तब आपको यह ऑप्शन ऑन देखने को मिलता है, इसमे आप यह सिलेक्ट करते हो की आप को कोनसा डॉक्यूमेंट अपने डॉक्यूमेंट के साथ मे देखना है, original और revised या फिर दोनों, जब आप इस ऑप्शन को इस्तेमाल करोगे तब आपको यह जायदा समझ मे आएगा।
इसके बाद हमें Review Tab का अंतिम ऑप्शन Protect देखने को मिलता है, इस सेक्शन में हमें केवल 1 ऑप्शन देखने को मिलता है, इस ऑप्शन की मदद से हम अपने डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड को set कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड लगा सकते है, ताकि कोई उसमे कोई फेरबदल न कर पाए और व्यक्ति उसमे चेंजेस कर पाए, जो की उसके पासवर्ड को जनता है, पासवर्ड लगाने के लिए सबसे पहले Protect डॉक्यूमेंट पर जाए,
फिर Restrict Formatting and editing वाला ऑप्शन चुने और फिर चुने आपको क्या क्या चेंजेस restrict करने है और फिर नीचे start enforcing protection पर क्लिक कर के अपना password add कर दे, इस password को मत भूलिए गा क्यूंकी आप इसके बिना अपने डॉक्यूमेंट में चेंजेस नहीं कर पाओगे।
MS Word के View Tab में 5 सेक्शनस है -:
इसमे हमे 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
इस डॉक्यूमेंट view में हमें डॉक्यूमेंट उस तरीके से दिखाया जाता है, जिस तरीके से यदि हम इसे प्रिन्ट करे तो यह पेज पर प्रिन्ट होगा।
इस View में हमारा डॉक्यूमेंट पूरी स्क्रीन पर दिखाया जाता है, जितने भी पेज स्क्रीन पर दिखाए जा सकते है, इसमे उतने pages को एक साथ दिखाया जाता है।
इस डॉक्यूमेंट view में डॉक्यूमेंट को इस तरीके से दिखाया जाता है, जैसा की किसी वेबसाईट के webpage पर दिखाई देता है।
इस view में हमें हमारे पूरे डॉक्यूमेंट को अलग अलग पार्ट्स मे break कर के दिखाया जाता है, जैसे की जीतने भी पैराग्राफ है और जितनी भी हेडिंगस है, उन सब के आगे अलग अलग निशान आ जाते है, इससे डॉक्यूमेंट को समझने मे आसानी होती है।
इस view पर क्लिक करते ही हमें इस से संबधित भी ऑप्शनस देखने को मिलते है, जिन्हे आप प्रयोग कर सकते है।
इस view में हमें डॉक्यूमेंट एक draft की तरह दिखाई देता है, जिसमें हम अपने डॉक्यूमेंट को edit कर सकते है, लेकिन कुछ चीज़े जैसे की headers और footers इस डॉक्यूमेंट मे दिखाई नहीं देते।
इसमे हमे 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन की मदद से हम डॉक्यूमेंट मे ruler को show या hide कर सकते है, यदि हम रूलर को show करते है तो हमें डॉक्यूमेंट के लेफ्ट साइड मे और डॉक्यूमेंट के ऊपर ruler देखने को मिल जाता है, जिसकी मदद से हम डॉक्यूमेंट में objects की position को adjust कर सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से हम डॉक्यूमेंट में gridlines को ऑन कर सकते है, जिसकी मदद से हम डॉक्युमेंट्स में ऑब्जेक्टस को align के सकते है।
आमतौर पर यह मैसेज bar तब आता है, जब किसी तरह का कोई security अलर्ट होता है या फिर किसी तरह कोई policy मैसेज होता है या फिर ऐसा ही कोई मैसेज आने पर मैसेज bar काम में आता है।
इस ऑप्शन की मदद से आप को डॉक्यूमेंट के लेफ्ट साइड में एक bar देखने को मिलता है, जिसमे आपको पूरे डॉक्यूमेंट का एक पूरा व्यू देखने को मिलता है, जैसे यदि आपने डॉक्यूमेंट में हेडिंगस का प्रयोग किया है तो आपको इस bar में वो सब हेडिंगस देखने को मिलेंगी, जिन पर क्लिक कर के आप डॉक्यूमेंट में उन हेडिंगस पर जा भी सकते है।
इस ऑप्शन से आपको एक sidebar में आपके डॉक्यूमेंट के हर पेज की छोटी छोटी इमेज देखने को मिल जाती है, जिन images को हम thumbnail भी बोल सकते है।
इसमे हमे 5 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने पेज को ज़ूम कर सकते हो, ज़ूम को शायद आप समझते ही होंगे, मतलब की आप अपने पेज के content को बड़ा या छोटा कर के देख सकते हो।
यदि आपने अपने पेज को ज़ूम की मदद से बड़ा कर लिया है तो आप इस ऑप्शन की मदद से आप अपने पेज को नॉर्मल कर सकते हो, जब भी हम ज़ूम करते है तो हमने कितना ज़ूम किया है, उसकी हमें एक percentage देखाई जाती है और 100% डॉक्यूमेंट की नॉर्मल ज़ूम percentage होती है।
यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट को इतना ज़ूम करता है जिस से आप अपनी पूरी स्क्रीन पर डॉक्यूमेंट के एक पेज को पूरा ऊपर से नीचे तक देख सकें।
यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट को इतना ज़ूम करता है की आप स्क्रीन पर एक ही समय डॉक्यूमेंट के 2 pages देख सकें।
यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट को इतना ज़ूम करता है की जो पेज की width है वह आपकी पूरी स्क्रीन की width के हिसाब से adjust हो जाए।
इसमे हमे 7 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
इस ऑप्शन की मदद से आप same डॉक्यूमेंट को MS Word की एक ओर window में खोल सकते है।
आपने ऊपर वाले ऑप्शन की मदद से जीतने भी window बनाए है, इस ऑप्शन की मदद से आप उन सारे window को एक साथ देख सकते है।
इस ऑप्शन की मदद से आप इस समय जिस window में काम कर रहे हो, उसे ही split कर सकते हो और एक ही समय पर डॉक्यूमेंट के अलग अलग सेक्शनस को देख सकते हो।
जब आप कोई नई window बना लेते हो तो इस ऑप्शन की मदद से आप उस नई window को current विंडो के साथ साइड by साइड देख सकते हो।
जब आप View Side by Side ऑप्शन प्रयोग कर लेते हो तब आप इस ऑप्शन को इस्तेमाल कर सकते हो, यदि आप इस ऑप्शन को ऑन करते हो तो जो window आपने साइड by साइड खोली है वह एक साथ स्क्रॉल होंगी मटकब की यदि आप एक विंडो को स्क्रॉल करोगे तो दूसरी विंडो अपने आप स्क्रॉल हो जाएगी।
यदि आपने साइड by साइड विंडो खोल कर windows की position चेंज कर दी है, तो इस ऑप्शन की मदद से आप उन windows की position को reset यानि की पहले जैसा कर सकते है।
यदि आपने डॉक्यूमेंट की बहुत सारी windows बना ली है तो आप इस ऑप्शन की मदद से के विंडो से दूसरी विंडो पर स्विच कर सकते हो।
इसमे हमे केवल 1 ऑप्शनस देखने को मिलते है -:
यदि कुछ ऐसे tasks है जो की आपको आपके डॉक्युमेंट्स के लिए बार बार करने पड़ते है तो बजाय उन्हे बार बार करने के आप Macro ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते है, इस ऑप्शन की मदद से आपको बस एक बार वह सब tasks करने होंगे Macro रिकार्ड करते समय और उसके बाद आप जब चाहे macro का प्रयोग कर के उन सब tasks को एक क्लिक में पूरा कर सकते है।